Zálohování v aplikaci Outlook - profesionálně zálohujte datové soubory a složky

Praktické tipy a obecné informace o zálohování dat

Uživatelé aplikace Microsoft Outlook v průběhu času odesílají, archivují a přenášejí obrovské množství dat. Kromě toho se shromažďují položky kalendáře, osobní úkoly, soubory odeslané jako přílohy a osobní údaje z adresáře.

Každý, kdo ztratil papírový notebook nebo analogový kalendář, může pochopit, jak důležité jsou adresy, telefonní čísla nebo zprávy. Se ztrátou je těžké se vyrovnat. Totéž platí pro digitální verzi a pro data uložená v aplikaci Microsoft Outlook. Pokud selhání systému, virus nebo jiná událost způsobí restart počítače, může to být bolestivé. Zvláště když důležitá data, úkoly, adresy a další informace nebyly zálohovány a jsou ztraceny.

Takovému scénáři je třeba za každou cenu zabránit. Z tohoto důvodu je pro uživatele aplikace Outlook zásadní pravidelné zálohování jejich osobních údajů. Je také užitečné znát umístění datových souborů. Uživatelé by měli mít povrchní znalosti o tom, jak a kde aplikace Outlook ukládá adresy, schůzky a úkoly. Toto povědomí a systematické zálohování dat zaručuje, že jsou zálohována všechna důležitá data aplikace Outlook a jsou stále k dispozici v případě problémů se systémem.

Video s návodem - Outlook: Jak zálohovat Outlook a zálohovat e -maily

Praktický tip: Pokud chcete uložit pouze několik důležitých e-mailových zpráv a nechcete provádět úplné zálohování, je archivace jako zpráva PDF ideální. Bezplatný software PDF Creator vám pomůže uložit e-maily jako soubor, podobně jako při tisku. Soubor PDF lze bez problémů číst pomocí různých programů a koncových zařízení, což nelze říci o vlastním formátu MSG aplikace Outlook. Současně je alternativně možné ukládat důležité e -maily do složky pod Windows ve formátu MSG.

Další alternativou k ukládání ve formátu MSG nebo PDF může být ukládání do textového souboru. Outlook vám nabízí uživatelsky přívětivou možnost archivace více e-mailů do jednoho souboru TXT. Tímto způsobem můžete cíleně a společně ukládat související zprávy.

Jak Microsoft Outlook ukládá vaše data Abyste mohli okamžitě jednat v případě problémů se systémem nebo napadení virem, je důležité znát pozadí a možnosti nastavení a vědět, jak Outlook ukládá vaše data. Outlook v zásadě archivuje vaše data v souborech se dvěma různými příponami:

1. Offline soubory aplikace Outlook (soubor OST).
2. Soubory osobního úložiště (soubor PST).

Offline soubory aplikace Outlook

Offline soubory aplikace Outlook používá systém pro:

• Účty IMAP,
• Účty Microsoft 365,
• Vyměňte si také účty
• Účty Outlook.com

vytvořeno. Všechny zmíněné e-mailové účty se vyznačují decentralizovaným úložištěm podporovaným serverem. Tento způsob ukládání má mnoho výhod. Kromě rychlého přístupu z různých koncových zařízení jsou vaše data ukládána na chráněné servery a chráněna před viry nebo malwarem.

Kromě původních souborů na serveru Outlook vytváří offline datové soubory, které jsou zkráceny příponou „OST“. Jsou to průběžně synchronizované kopie, které se vyměňují, jakmile je poštovní schránka připojena k internetu. Bez přístupu k internetu mohou uživatelé pokračovat v práci pomocí souborů OST, protože všechna důležitá data a informace jsou kopírována na pevný disk. Pokud je navázáno připojení k internetu, budou zpracovány všechny změny, například mezitím vytvořené e-mailové zprávy. Soubor OST se aktualizuje automaticky. Pokud je soubor OST odstraněn ručně, Outlook vytvoří nový. K tomu dochází, jakmile jsou počítač a server znovu připojeny.

Náhodně odstraněná data na serveru Exchange lze také snadno znovu aktivovat. Předpokladem je, že správce vytvořil zásadu uchovávání pro odstraněné objekty. To je jedna z mnoha výhod serverů Exchange a důvod, proč mnoho společností používá tento typ e -mailové komunikace.

Soubory osobního úložiště

Na rozdíl od offline souborů aplikace Outlook jsou soubory osobního úložiště uloženy pouze centrálně v počítači. Lze je popsat jako základní datový archiv pro zprávy, úkoly, nastavení a kontakty. Všechny zprávy a položky aplikace Outlook v datovém souboru aplikace Outlook (.pst) jsou k dispozici pouze v počítači, ve kterém je soubor uložen.

Kromě dat je do souborů PST uložena také konkrétní struktura složek. Aplikace Outlook může na systémové straně vytvářet různé soubory PST. To se děje mimo jiné na příkaz uživatele, aby se od sebe oddělily soukromé nebo obchodní e-maily. Pokud kopie souborů PST nejsou pravidelně ukládány, archivovány v zálohách nebo ručně zálohovány, mohou být všechna data nenávratně ztracena v případě selhání počítače nebo selhání pevného disku. Protože k haváriím a útokům virů dochází bez varování, je důležité být proaktivní.

Soubory osobního úložiště jsou vytvářeny hlavně pro účty POP. Až do verze aplikace Outlook 2013 byly všechny informace z účtů IMAP zálohovány také v souborech PST. Uživatelé starších verzí aplikace Outlook hlásili, zejména u účtů IMAP, že e-mailové zprávy nevysvětlitelně zmizely po téměř 3 měsících. Problém lze vyřešit úpravou nastavení.

Důležité: Uživatelé starších verzí aplikace Outlook nebo lidé, kteří pracují s e-mailovými účty POP3, by měli vždy zajistit, aby pokračovali v zálohování souborů PST, aby se předešlo ztrátě dat.

Zasvěcený tip: S individuálním nastavením můžete také přistupovat k e-mailovým zprávám ze serveru POP3 současně na dvou různých počítačích. V takovém případě musíte změnit pravidla v nastavení účtu vaší poštovní schránky. Na každém PC se pak vytvoří soubor PST s ekvivalentními daty.

Informace: Takzvaný standardní soubor PST je pro uživatele aplikace Outlook nezbytný. V zásadě je v něm spravována celá schránka doručené pošty a k odeslání, stejně jako všechny schůzky a kontakty. Z tohoto důvodu by standardní soubor PST neměl být kdykoli odstraněn. Protože soubory PST obsahují citlivá osobní data, můžete je volitelně chránit heslem. Tento postup je zvláště důležitý, pokud několik zaměstnanců ve společnosti sdílí počítač a nemají přístup k osobním e-mailům.

Jak zjistit umístění datových souborů aplikace Outlook

Ruční zálohování datových souborů aplikace Outlook je možnost archivace. K tomu potřebujete přístup k umístění datových souborů. Umístění datových souborů v aplikaci Outlook můžete zjistit takto:

1. Přejděte do nastavení účtu pomocí položky „Soubor“ v nabídce v aplikaci Outlook.

   

2. Klikněte na podpoložku „Import / Export“. Spustíte průvodce importem a exportem aplikace Outlook.

   

3. Ke všem datovým souborům uloženým ve vašem počítači můžete přistupovat pomocí Průzkumníka Windows. Můžete to zahrnout ručně do zálohy nebo uložit kopii na disk nebo jiný pevný disk.

Takto můžete vytvořit zálohu dat pomocí aplikace Microsoft Outlook

Ruční zálohování datových souborů může být účelné a funkční, pokud budete data, dokumenty a nastavení průběžně zálohovat pomocí profesionálního zálohovacího softwaru. Elegantnějším a bezpečnějším způsobem zálohování souborů OST nebo PST je zálohování dat pomocí průvodce exportem přímo z aplikace Outlook.

Pomocí průvodce exportem jsou vaše e-maily, položky kalendáře a kontakty zkopírovány do nového souboru PST a zálohovány. Chcete -li spustit průvodce exportem v aplikaci Outlook, musíte provést následující:

1. V aplikaci Outlook přejděte v části Soubor na 2. položku nabídky „Otevřít a exportovat“. Tento příkaz otevře nové okno s několika možnostmi.

   

2. Klikněte na podpoložku „Import / Export“. Spustíte průvodce importem a exportem aplikace Outlook.

3. V okně, které se otevře, vyberte „Exportovat do souboru“ pro zálohování dat uložených v aplikaci Outlook.

   

4. Dalším krokem by mělo být zvolit, zda chcete data uložit do souboru CSV odděleného čárkami nebo do datového souboru aplikace Outlook. Zde vždy vyberte datový soubor aplikace Outlook, protože v případě ztráty dat můžete tento formát importovat do aplikace Outlook, která odpovídá originálu.

   

5. V následujícím okně máte možnost vybrat poštovní schránku, kterou chcete archivovat. Zde je důležité, že do souboru PST můžete uložit pouze jednu e-mailovou schránku se všemi daty, která obsahuje. Pokud v aplikaci Outlook spravujete více e-mailových schránek, musíte proces exportu pro každou poštovní schránku opakovat.

6. V dalším okně klikněte na „Procházet“ a určete umístění úložiště pro váš datový soubor aplikace Outlook. Můžete si vybrat libovolný adresář a zvolit název exportního souboru s koncovým PST. Pokud jste v aplikaci Outlook dříve vytvořili zálohu dat, ve výchozím nastavení se zobrazí dříve používaný název souboru. Pokud se jedná o pravidelnou zálohu dat, vyloučit export duplikátů. V tomto případě má probíhající záložní kopie vašeho datového souboru vždy nejaktuálnější data.

   

7. Pomocí „Dokončit“ se váš datový soubor aplikace Outlook uloží jako záložní kopie. Datový soubor lze zkopírovat z umístění úložiště a dočasně uložit do cloudového úložiště, jako je například OneDrive.

Spropitné: Obecně aktivujte zaškrtávací políčko "Zahrnout podsložky"Aby byly archivovány všechny prvky e-mailového účtu ze všech podsložek." Pod položkou nabídky "filtr"Máte možnost podrobně určit, které zprávy nebo jednotlivé prvky mají být archivovány." Pro normální zálohu dat zpravidla nepotřebujete funkci filtru.

Praktický tip: Nechcete archivovat celou poštovní schránku, ale pouze důležitou složku projektu? V takovém případě místo zálohování celé schránky označte složku nebo složky, které chcete zálohovat.

Informace: Věděli jste, že distribuční seznamy aplikace Outlook můžete také exportovat do aplikace Excel? Zde si přečtěte, jak to funguje.

Pokud nepracujete s účtem IMAP nebo Exchange, má smysl pravidelně zálohovat doručenou poštu. Záložní soubor pak lze snadno importovat do systému pomocí průvodce importem aplikace Outlook. To také funguje při přechodu z aplikace Outlook Express do aplikace Outlook.

Praktický tip: Chcete -li exportovat poštovní schránku se všemi daty, proveďte v aplikaci Outlook pravidelný záznam, například měsíčně. Díky funkci připomenutí Outlooku vám neunikne archivace a obecně budete mít záložní kopie, které jsou jako nové.

Stručně řečeno, není snadné používat funkci exportu aplikace Outlook. S ním lze profesionálně zálohovat e-mailové účty POP3 a vytvářet záložní kopie souborů PST aplikace Outlook. Data ve schránkách IMAP a Exchange lze také archivovat. Nemusí být nutně zálohovány, protože všechna původní data jsou na serveru poskytovatele. To znamená, že je lze v případě ztráty dat znovu bez problémů importovat.

Jak ručně uložit podpisy

Osobně vytvořené podpisy můžete zálohovat ručně otevřením jejich úložiště. Můžete to snadno provést pomocí následujících příkazů systému Windows:

1. Stiskněte současně klávesy na klávesnici [Okna] a [R]. Dialogové okno "Vykonat“, Který byl v systému DOS znám jako příkazový řádek.

2. Na příkazovém řádku zadejte následující příkaz: "% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures"(Bez uvozovek).

3. Složka Windows "Podpisy“, Ve kterém jsou archivovány všechny vámi uložené podpisy. Podpisy najdete jak ve formátu RTF, tak také ve formátech HTM a TXT. Podpisy můžete pohodlně zkopírovat z umístění úložiště, přenést na jiný počítač nebo dočasně uložit do cloudového úložiště.

Automatická archivace v aplikaci Outlook

Microsoft Outlook má již mnoho let možnost automatické archivace e-mailů na základě předem stanoveného plánu. Automatická archivace je obzvláště užitečná, aby byla schránka čistá a minimalizovala velikost schránky.

Nastavte parametry pro automatickou archivaci následovně:

1. Přejděte na Soubor / Možnosti.

2. Otevře se okno výběru „Možnosti systému Windows“. V možnostech systému Windows můžete kliknutím provést změny v designu a funkcích, upravit pásek nabídky nebo vybrat možnosti jazyka. Možnosti nastavení automatické archivace najdete uprostřed okna pod volbou „Pokročilé“.

   

3. Kliknutím na „Nastavení automatické archivace“ určíte, které zprávy se mají automaticky archivovat a v jakých časových obdobích.

   

Všechny archivované zprávy pak lze nalézt v archivních složkách a znovu je aktivovat. Je možné otevřít a přistupovat ke starším souborům a zprávám z archivu pouhými několika kliknutími. K tomu můžete na jedné straně použít automatickou archivaci v aplikaci Outlook - alternativně můžete data také zálohovat ručně.

Závěr ohledně zálohy aplikace Outlook a její relevance pro každého uživatele

Je důležité pravidelně zálohovat osobní data aplikace Outlook a všechny podsložky. E-maily, položky kalendáře, kontakty s ručně psanými poznámkami a další informace lze nejsnadněji archivovat pomocí průvodce exportem aplikace Outlook. Alternativně je také možné ruční kopírování stávajících souborů PST nebo OST. K tomu uživatelé potřebují přesné umístění datového souboru v aplikaci Outlook.

S pomocí průvodce lze pro každý proces archivace uložit jeden účet. Pokud používáte více účtů, je nutné postup opakovat. Před zálohováním dat v aplikaci Outlook je důležité porozumět tomu, jak aplikace Outlook data ukládá. Záložní kopie dat je zvláště důležitá pro e-mailové účty POP3, kde jsou všechna data uložena centrálně na místním počítači. Jinak by všechny soubory, kontakty, nastavení a informace mohly být v případě virového útoku nenávratně odstraněny. S vytvořením duplikátů máte jistotu, že budete moci data kdykoli obnovit.

Uživatelé účtů Microsoft Exchange, IMAP a uživatelé, kteří používají aplikaci Outlook 2013 nebo novější, těží z externího úložiště svých dat na serverech poskytovatele e-mailu. To znamená, že data uložená u těchto účtů budou i nadále k dispozici po problému s počítačem. Zálohování aplikace Outlook není pro uživatele těchto účtů zásadní. Navzdory nedostatku nezbytnosti může být užitečné, pokud z bezpečnostních důvodů chcete zálohovat svá data na disk nebo externí pevný disk.

Otázky a odpovědi ohledně zálohování aplikace Outlook

Co můžete dělat, když jsou vaše soubory PST poškozené a nečitelné?

Máte vážný problém s aplikací Outlook a soubor PST byl vážně poškozen a došlo ke ztrátě dat? Taková situace je problematická, protože kontaktní údaje nebo e -maily s důležitými informacemi jsou v mnoha případech nenávratně ztraceny. V takovém případě vám kromě proaktivního zálohování dat může pomoci bezplatný freeware software, který dokáže opravit poškozené soubory PST.

Je možné přesunout soubory PST na jinou jednotku a použít je?

Máte problém s tím, že váš pevný disk nemá pod Windows dostatek úložného prostoru navzdory probíhající archivaci a zálohování? Potřebujete přesunout soubory PST aplikace Outlook na jinou jednotku z důvodu nedostatku místa? Pak vás podpoří promyšlený 5bodový plán z aplikace Outlook 2013 nebo pokyny pro uživatele aplikace Outlook Express. Oba články vás naučí, jak snadno přesunout soubory PST na jinou jednotku.

Jak mohu znovu aktivovat důležité přílohy ve Windows poté, co byly odstraněny?

V mnoha případech je e -mailová zpráva méně relevantní než její příloha. Zatímco pošta pouze potvrzuje odeslání, přiložený soubor PDF nebo Excel je nanejvýš důležitý. Pokud byl e -mail odstraněn, nelze najít ani přílohu. V systému Windows lze odstraněnou přílohu znovu aktivovat pomocí triku vyhledáním dočasných internetových souborů.