Psaní e-mailů v aplikaci Outlook: postup a nastavení

Pomocí těchto kroků můžete napsat e-mail z aplikace Outlook téměř okamžitě

Psaní e-mailů je součástí každodenního života většiny lidí. Stalo se normální vytvářet osobní nebo obchodní e -maily, protože výhody e -mailové komunikace jsou zřejmé. Především rychlost, s jakou se zpráva dostane k příjemci, je těžké porazit. Kromě známých messengerových služeb, jako je WhatsApp nebo Telegram, je e-mail stále jedním z nejdůležitějších a nejvíce přijímaných mezinárodních komunikačních prostředků.

To je také dáno skutečností, že při psaní e -mailu je vynaloženo jen malé úsilí. V současné době má téměř každý svou vlastní e -mailovou adresu. Nejznámějším programem pro e-mailovou komunikaci je Microsoft Outlook. Jak v placené verzi pro počítače se systémem Windows, tak v bezplatné verzi pro tablety a smartphony ji každý den používají miliony uživatelů. Kromě běžného psaní e-mailů lze zprávy v aplikaci Outlook vytvářet také ze šablony. Je také možné ukládat textové moduly a vkládat je do e-mailů za účelem efektivnějšího návrhu e-mailů.

Videonávod: jak napsat a odeslat e -mail v aplikaci Outlook

Vytvořte e -mail v aplikaci Outlook - takto to funguje

Pokud chcete vytvořit e-mail v aplikaci Microsoft Outlook, přejděte v prvním kroku na kartu „Start“. V horní části nabídky na kartě „Start“ najdete tlačítko „Nové“ pod položkou „ Nové ”tlačítko.

Po kliknutí na pole „Nový e-mail“ se otevře nové okno. V okně zprávy můžete napsat a odeslat novou poštu.

Pokud chcete napsat zprávu na jiný hlavičkový papír, vyberte místo „Nový e-mail“ tlačítko „Nové položky“.

V možnosti „E-mailová zpráva s> Jiné papírnictví“ můžete otevřít a uložit jiné papírnictví jako pozadí pro poštu.

Políčka výběru „Od“, „Do“, „Kopie“ a „Skrytá kopie“ a předmět jsou zásadní pro vytvoření nové zprávy. Za jednotlivými poli a zkratkami se skrývá následující význam:

pole	význam
z	Do pole „Od“ zadejte e -mailový účet, ze kterého má být vaše zpráva odeslána. Pokud v aplikaci Outlook spravujete více účtů, můžete si vybrat, ze kterého účtu mají být e-maily odesílány.
Na	E -mailovou adresu příjemce je třeba zadat do pole „Komu“. Pořadí jmen při výběru e-mailových adres lze zobrazit abecedně v poli „Komu“. Spropitné: Microsoft Outlook zaznamenává všechny zadané e-mailové adresy do takzvaného seznamu automatického dokončování. Software z uložených informací navrhne vhodné adresy, když je zadáte. Bezplatné nástroje mohou pomoci s úpravou seznamu automatického dokončování.
Kopie	Zkratka „Cc“ doslovně znamená „kopie“ a v němčině znamená kopie. Pokud příjemce obdrží zprávu v kopii, je jasné, že není hlavním příjemcem.
Bcc	Pole „Bcc“ doslovně znamená „slepá kopie“. Anglický výraz lze přeložit jako „skrytá nebo neviditelná kopie“. Pokud je do pole Skrytá kopie zadána e-mailová adresa, ostatní příjemci zprávy nevidí, komu byl e-mail odeslán. Pokud byste chtěli zpětně vědět, kteří adresáti od vás obdrželi e-mail ve skryté kopii, přejděte do pole výběru „Podrobnosti“ ve vlastnostech e-mailu.
odkaz	Předmět zprávy zobrazuje předmět nebo „červené vlákno“ zprávy. Je dobré vyplnit pole „Předmět“ srozumitelným nadpisem. Pokud do zprávy není zadán žádný předmět, může to mít za následek, že pošta bude identifikována a vytříděna jako nevyžádaná pošta pomocí spamového filtru příjemce. Srozumitelným identifikátorem nebo zkratkou v předmětu můžete příjemci ukázat důležitost zprávy. Zkratky označují, že se jedná výhradně o informační mail, dotaz nebo objednávku.

Kromě zmíněných polí, která jsou nezbytná pro odeslání zprávy, potřebuje každý e-mail specifický obsah.

Toto lze zadat jednotlivě do textového pole zprávy. Po kliknutí do textového pole se kurzor zobrazí v prvním řádku obrazovky. V důsledku toho může být e-mail speciálně složen s textem nebo jinými prvky stylu. Na kartě Zpráva máte k dispozici následující možnosti formátování:

Zkopírujte obrázky a text ze schránky

Prvky, text nebo obrázky můžete zkopírovat ze schránky a současně zvolit kopírování formátu textu, například písma, do e-mailu. Obrázky a grafiku lze vložit do textu nebo přiložit k e-mailu jako přílohu. Pokud je obrázek příliš velký a má velikost souboru několik megabajtů, můžete velikost souboru v aplikaci Outlook zmenšit. Funguje to tak, že obrázek, který má být vložen, označíte a přílohy obrázků upravíte na kartě „Informace“ na kartě „Soubor“. Kliknutím na pole výběru „Upravit velikost velkých obrázků při odesílání zprávy“ se soubor automaticky zmenší.

Vložit připomenutí pro příjemce do e -mailů a citovat správně

Příkaz „Označit pro příjemce“ na kartě „Zpráva“ je adekvátním nástrojem, který můžete použít k automatickému připomenutí příjemcům, aby vám odpověděli. Tento postup vám uloží jeden nebo více e -mailů s upomínkami.

Namísto úplného citování každého e-mailu při odpovídání a připojování obsahu můžete v Outlooku nastavit, aby byl připojen pouze poslední e-mail. Tento typ odesílání e -mailů je v mnoha případech efektivnější a pomáhá mít věci přehledné.

Přednastavenou zkratku „FW:“, což v e-mailové komunikaci znamená „Přeposlat“, lze změnit a původní text lze identifikovat například odsazením nebo speciálními znaky.

Nabídka "Text" - centrum příkazů pro individuální formátování

Pokud do textového pole zadáte osobní text, v nabídce „Text“ najdete různá tlačítka pro formátování textu. Kromě zobrazení textu „tučně“, „kurzívou“ a podtržení textu můžete vložit odrážky nebo číslování. Můžete se také rozhodnout, zda má být váš text zarovnaný na střed, zarovnaný doprava, zarovnaný nebo zarovnaný doleva a jaká barva a písmo má být použito. Pokud aplikace Outlook odstraní konce řádků v e-mailech prostého textu bez formátování HTML, vyřeší tento problém změna nastavení.

Nabídka „Vložit“ - ke zprávám připojte přílohy a vizitky

V položce nabídky „Vložit“ můžete přidat soubor nebo prvek jako přílohu e-mailu. Přijaté e-maily můžete také posílat jako přílohu souboru. To může být zásadní při zasílání obchodních dokumentů e -mailem ve formátu PDF nebo důležitých výkresů.

Pokud chcete zajistit, aby každá osoba, se kterou si dopisujete e-mailem, měla vaše aktuální kontaktní údaje, můžete ji nechat automaticky připojit ke každému e-mailu ve formě digitální vizitky (vCard) a odeslat spolu s ní. Kromě toho máte možnost spravovat své podpisy v položce nabídky „Vložit“. Podpis je část textu na konci e -mailu, která obsahuje informace o odesílateli. V obchodních e -mailech jsou zákonem vyžadovány podpisy.

Pokud chcete do e -mailu také vložit aktuální datum, můžete to vložit pomocí klávesové zkratky ALT + SHIFT + D.

Označení a nastavení relevance e -mailu

V Microsoft Outlooku je možné označit jednotlivé zprávy relevancí. E -maily s vysokou důležitostí se příjemci zobrazují samostatně. Navzdory tomuto identifikátoru není zaručeno, že takto označené e-maily budou adresátem zpracovány rychleji. Z tohoto důvodu je předmětem sporu, zda označení „vysoká důležitost“ má smysl, nebo zda je osobní volání po časově kritické otázce produktivnější.

Pravopis a interpunkce - integrované nástroje pro profesionální copywriting

Kromě možností na kartě „Zpráva“ poskytují karty „Vložit“ a „Formátovat text“ další možnosti pro přizpůsobení vaší zprávy.

Při psaní textu je také důležité, aby byly pravopis a interpunkce v textu profesionalizovány. Chyby ve výrazu nebo čárce rozptylují a mají negativní vliv na příjemce. Z tohoto důvodu můžete nechat text automaticky zkontrolovat na kartě „Kontrola“ pod položkou nabídky „Pravopis a gramatika“.

Pokud chcete, aby byl do textu kromě opravy pravopisu zahrnut i předmět, musíte to zadat v nastavení aplikace Outlook.

U starších verzí aplikace Outlook byla oprava Duden k dispozici jako profesionální opravný program jako alternativa k integrované kontrole pravopisu.

Karta „Kontrola“ také nabízí možnost přečtení nebo překladu textu na počítači. Tezaurus vám pomůže najít smysluplná synonyma pro nadbytečná slova a výrazy.

Odesílejte e-maily příjemcům pomocí tlačítka „Odeslat“

Poté, co jste text své zprávy zcela napsali a zkontrolovali, ji musíte v posledním kroku odeslat. To se provádí v textovém okně kliknutím na pole „Odeslat“. Pokud si nejste jisti, zda má být zpráva v tomto okamžiku odeslána, můžete alternativně aktivovat funkci automatického ukládání.

Po kliknutí na pole „Odeslat“ bez aktivace funkce automatického ukládání bude vaše zpráva během několika sekund ve schránce příjemce.

Spropitné:

Může se stát, že se e-mail nedostane k příjemci po jeho odeslání. Ve většině případů obdržíte chybovou zprávu od poskytovatele služeb. V takovém případě mají všechny předchozí i aktuální verze aplikace Microsoft Outlook možnost znovu odeslat e-mail v několika krocích. Funguje to tak, že kliknete na tlačítko „Znovu odeslat tuto zprávu“ na kartě „Zpráva“.

Pokud nejsou e-maily odesílány, když jste v zahraničí, může to být způsobeno nesprávným nastavením účtu. V tomto případě je užitečné zkontrolovat nastavení a port SMTP.

souhrn

Pro dlouhodobé uživatele aplikace Microsoft Outlook i pro nezkušené uživatele je snadné vytvořit e-mail pomocí aplikace Microsoft Outlook a odeslat jej příjemci. Na kartě „Domů“ vede tlačítko „Nový e-mail“ do textového okna pro novou zprávu. To lze individuálně formátovat a profesionalizovat pomocí odkazů, obrázků a podpisu. Další karty a možnosti zaručují, že e-maily lze kdykoli konkrétně skládat a přenášet. Tímto způsobem je možná kompetentní komunikace e-mailem v profesionálním i soukromém prostředí.