Export distribučních seznamů z aplikace Outlook do aplikace Excel - Zde je návod

Podrobné pokyny pro export

Zkopírujte kontakty a distribuční seznamy do Excelu

Významnou přidanou hodnotou Microsoft Office je možnost propojit data, čísla a texty v aplikacích Outlook, Excel, Word, PowerPoint & Co. a upravovat je napříč programy. To mimo jiné platí, pokud kontakty nebo distribuční seznamy kopírujete do Excelu a chcete je tam zpracovat. Export adresáře z aplikace Outlook do aplikace Excel může být užitečný například v případě, že chcete z kontaktních údajů vytvářet profesionální seznamy a třídit je nebo filtrovat v Excelu.

Pokud byste chtěli předat části svého adresáře kolegům nebo přátelům, je také důležité je předem upravit v aplikaci Excel. V takovém případě máte možnost zkontrolovat soukromé informace a odstranit citlivé položky. Chcete-li adresář exportovat, použijte takzvanou metodu drag & drop, při které myší přetáhnete data z jednoho programu do druhého a tam je zpracujete.

Export adresáře - krok za krokem vysvětleno:

1. Spusťte prázdný sešit v aplikaci Excel.

2. Přejděte na své kontakty v aplikaci Outlook.

3. Chcete -li exportovat do aplikace Excel, vyberte všechny kontakty, které mají být dále zpracovány.

4. Uspořádejte okna aplikace Outlook a Excel vedle sebe na obrazovce. To lze provést úpravou velikosti obou programů pomocí tlačítka „Zmenšit“.

   

5. Přetáhněte vybrané kontakty do sešitu aplikace Excel.

Spropitné: Pokud okno aplikace Excel není vidět vedle okna aplikace Outlook, přetáhněte kontakty dolů na úvodní lištu pomocí tlačítka Excel. Počkejte chvíli, než se v popředí otevře okno aplikace Excel.

Pomocí těchto 5 bodů můžete úspěšně přenášet kontakty z aplikace Outlook do aplikace Excel. Data pak můžete v Excelu upravovat, například mazat, přeskupovat, třídit a řešit pravopisné chyby.

Distribuční seznamy zkopírujte do Excelu pomocí triku

Pokud nepřetržitě odesíláte zprávy definované skupině lidí, má smysl pracovat s distribučními seznamy v aplikaci Outlook. Nový distribuční seznam můžete vytvořit v Outlooku v adresáři pod podpoložkou: "Nová skupina kontaktů.“

Export distribučního seznamu do Excelu

Aplikace Outlook nenabízí přímý způsob exportu distribučního seznamu do aplikace Excel pro další zpracování tam. Pomocí osvědčeného triku můžete distribuční seznamy zkopírovat do Excelu a dále je upravovat, a to navzdory chybějící možnosti exportu:

1. Otevřete adresář v aplikaci Microsoft Outlook.

   

2. Přetáhněte distribuční seznam z adresáře do doručené pošty stisknutím pravého tlačítka myši a uvolněte tlačítko myši.

3. Poté se otevře kontextová nabídka. Vyberte příkaz „Kopírovat sem jako zprávu s textem“.

4. Aplikace Outlook vytvoří nový e-mail, který obsahuje všechna relevantní osobní data z distribučního seznamu. Vyberte hodnoty a zkopírujte je přímo do seznamu aplikace Excel prostřednictvím schránky.

Pomocí této metody si ušetříte potíže se kopírováním jednotlivých dat do Excelu.