Stává se to stále častěji: Pokud používáte sešit aplikace Excel jako zdroj dat v dopise ve Wordu 2003/2002, mohou nastat problémy s formátem data. Zde je návod, jak tuto obtížnost obejít.
Pokud má být například datum přeneseno do dopisu formuláře ze sloupce s daty v tabulce aplikace Excel, datum se vždy zobrazí ve Wordu ve formátu „MM / DD / RRRR“ bez ohledu na to, jak jste ho naformátovali. To je otravné!
Problém vždy nastane v aplikaci Word 2003/2002, když aplikace Word při přístupu k tabulkám aplikace Excel určí filtr importu pro samotný zdroj dat. Poté se použije filtr, který nesprávně formátuje datum a místo toho přenese datum ve standardním formátu data.
Vyhněte se této chybě formátu a nastavte Word, abyste mohli filtr importu definovat sami. Poté jako filtr importu vyberte možnost „Pracovní listy aplikace Microsoft Excel prostřednictvím převaděče“ nebo „Pracovní listy aplikace MS Excel prostřednictvím DDE“ v závislosti na verzi aplikace Word a nainstalovaném filtru. Tak to funguje:
- Vyvolejte nabídku EXTRAS - MOŽNOSTI a přepněte na kartu OBECNÉ. Zaškrtněte políčko „Potvrdit převod při otevření“. Ukončete dialogové okno pomocí OK. Tento krok musíte provést pouze jednou; Word si toto nastavení pamatuje natrvalo.
- Poznámka: Bez změny v nabídce EXTRAS - MOŽNOSTI, záložka OBECNÉ, Word obecně nastavuje samotný filtr importu při načítání souboru, který není ve formátu Word. To se netýká pouze zdroje dat pro formulářová písmena, ale také běžných dokumentů, které chcete převzít z textového procesoru jiného výrobce nebo které se skládají z čistě textového souboru. Pouze pokud aktivujete zaškrtávací políčko „Potvrdit převod při otevření“, budete vždy požádáni o požadovaný formát a můžete se sami rozhodnout.
- Nyní vytvořte formulářový formulář vyvoláním nabídky EXTRAS - DOPISY A POŠTY - SÉRIOVÉ VYTVÁŘENÍ DOPISU (Word 2003) nebo EXTRAS - DOPISY A POŠTY - ČASOVĚK SÉRIOVÉHO TISKU (Word 2002).
- V prvním kroku průvodce vyberte požadovaný typ dokumentu, například: „Písmena“.
- Ve druhém kroku průvodce pomocí tlačítka volby „Použít aktuální dokument“ určete, že aktuální dokument má být použit jako dopis formuláře.
- Ve třetím kroku vyberte možnost „Použít existující seznam“ a klikněte na „Procházet“. Poté přepněte do složky, kde je umístěn váš soubor aplikace Excel. Vyberte soubor aplikace Excel a klikněte na „Otevřít“.
- Jelikož jste v prvním kroku zadali, že byste chtěli při otevírání „cizích“ souborů určit formát souboru sami, nyní se zobrazí dialogové okno, ve kterém můžete určit typ zdroje dat. V závislosti na verzi aplikace Word a nainstalovaných filtrech importu vyberte možnost „Pracovní listy aplikace Microsoft Excel prostřednictvím převaděče (* .XLS;*. XLW)“ nebo „Listy aplikace MS Excel přes DDE (* .XLS)“. Svůj výběr potvrďte tlačítkem OK “.
- Nyní se zobrazí další dialogové okno: Pokud jste jako filtr importu vybrali „listy aplikace Microsoft Excel pomocí převaděče ( * .xls; *. Xlw)“, název zobrazeného dialogového okna je „Otevřít list“. S filtrem importu „Pracovní listy MS Excel přes DDE (* .xls)“ se však zobrazí dialogové okno „Microsoft Excel“. Bez ohledu na to, které okno se vám zobrazí, můžete vybrat požadovaný list, který obsahuje údaje o vaší adrese. Poté potvrďte dialog pomocí „Ok“.
- Nyní se zobrazí dialogové okno příjemce hromadné korespondence, ve kterém můžete vybrat svoji adresu. Zde můžete nastavit filtry adres a / nebo odebrat jednotlivé adresy ze seznamu adres deaktivací příslušného zaškrtávacího políčka.
- Po potvrzení dialogového okna příjemce hromadné korespondence pomocí OK můžete ve čtvrtém kroku průvodce hromadnou korespondencí vložit pole hromadné korespondence do dokumentu.
Pole data jsou nyní správně přijata kvůli filtru importu, který jste sami vybrali, a zobrazují se přesně ve formátu, který jste definovali v Excelu.
V těchto článcích najdete ještě více informací a užitečných tipů na dopisy s formuláři.
