Archivujte kalendář rok po roce

Jak archivovat kalendář aplikace Outlook na konci kalendářního roku.

Nebylo by praktické záznamy kalendáře z daného roku na konci roku archivovat a poté je odstranit z kalendáře Outlooku? To je vlastně úkolem funkce AutoArchive aplikace Outlook - není však schopna archivovat všechny položky kalendáře od 1. ledna do 31. prosince roku. Musíte to udělat jinak.

Automatická archivace aplikace Outlook může archivovat a odebírat pouze položky z osobní složky, které byly vytvořeny před určitým datem. Nemůžete zadat datum zahájení. Pokud jste provedli automatickou archivaci přesně na začátku minulého roku 2012 a data z roku 2011 již nejsou v kalendáři, pak s automatickou archivací samozřejmě obdržíte roční archiv.

Pokud jste to neudělali, můžete také použít funkci exportu k vytvoření ročního archivu ve formě souboru PST.

Archivujte schůzky

Chcete -li záznamy v kalendáři archivovat, postupujte takto:

1. Zavolejte příkaz "Soubor, import / export"na.
2. Vybrat "Export do souboru"A klikněte na"Dále“.
3. Vyberte typ souboru "Soubor osobních složek (.pst)"A klikněte na"Dále“.
4. Zaškrtněte před kalendářem; pokud jste nastavili další kalendáře a chcete je také archivovat, aktivujte možnost „Zahrnout podsložky"a.
5. Klikněte na "filtr“.
6. Na "Prodlouženo" klikněte na "pole". Vybrat "Všechna pole pro schůzky„A pak pole“Začátek série" konec.
7. Vyberte pod "stav" vstup "na nebo po" konec.
8. Zadejte pod "hodnota„Zadejte například požadované datum“01.01.2012“.
9. Klikněte na "Přidat do seznamu“.
   
10. Opakujte kroky 6 až 9 pro "Konec série"pod podmínkou"na nebo před". Zadejte jako datum ukončení v našem příkladu "31.12.2012" na.
11. Zavři Filtr-Dialog s "OK“.
12. V dialogu "Export osobních složek"na"Dále“.
13. Zadejte, do které složky a pod jakým názvem má být uložen archivní soubor. Nejjednodušší je přijmout navrhovanou složku, do které Outlook běžně ukládá archivní soubory. Jako název souboru zadejte například „Calendar_archive_2012.pst“.
14. Klikněte na "Kompletní“.
15. Pokud chcete archivovaný soubor zašifrovat heslem, které ho chrání, zadejte jej dvakrát. Neukládejte heslo do seznamu hesel (jinak si můžete uložit šifrování sami).
16. Nakonec klikněte na "OK“.

Odstranit staré schůzky

Pokud chcete z kalendáře Outlooku odebrat schůzky z předchozího roku, postupujte následovně. Pokud si na začátku nového roku musíte ještě vyhledat kalendář z předchozího roku, smažte staré schůzky až v únoru nebo březnu.

1. Otevřete kalendář a zavolejte příkaz "Pohled, Aktuální zobrazení, Definovat zobrazení"(Nebo v aplikaci Outlook 2003"Zobrazit, uspořádat podle, aktuální zobrazení, definovat zobrazení“) dne.
2. Klikněte na "Nový"A zadejte jméno."
3. Pod "Zobrazit typ" Vybrat "Tabel" konec; potom klikněte na "OK“.
4. Klikněte na "Filtr“.
5. Jak je popsáno výše v krocích 6 až 11, definujte 01/01/2012 jako „Začátek série„A 31. prosince 2012 jako“Konec série“.
6. Klikněte na "Použít zobrazení“.
7. Nyní máte v tabulce všechny dříve uložené položky schůzek. Zvýrazněte je pomocí CTRL + A a stisknutím DELETE je odstraňte.

Znovu načíst archivované schůzky

Po odstranění starých schůzek je již v kalendáři neuvidíte. Chcete -li vyhledat archivní soubor nebo zkopírovat schůzky do nového kalendáře, otevřete archivovaný soubor následujícím způsobem:

1. V aplikaci Outlook zavolejte příkaz "Soubor, Otevřít, Datový soubor aplikace Outlook"na.
2. Vyberte požadovaný soubor a klikněte na „OK“.