Obsah
Prostřednictvím telefonního nebo videokonferenčního systému lze schůzky pořádat také s lidmi z jiných měst nebo dokonce zemí. To šetří cestovní náklady a čas. Existují však určité technické a také komunikační výzvy
Telefonní a videokonference jsou přirozeně vhodné pro schůzky, na nichž se účastníci neshromažďují na jednom místě. Máte další výhody:
- Můžete být svoláni v krátké době.
- Lidé mohou být přidáni později nebo na část schůzky.
U telefonních a video konferencí byste to měli mít na paměti
- Technický test (vedoucí): Jako vedoucí spustíte systém předem a před připojením ostatních účastníků vyzkoušíte, zda je připojení navázáno. Jinak riskujete hrbolatý start, protože nejprve může být nutná zvuková kontrola nebo je třeba upravit nastavení.
- Technický test (účastníci): Požádejte všechny účastníky, aby předem provedli test systému. Videosystémy na to obvykle mají odkaz, který pošlete účastníkům. Jinak strávíte prvních pár minut řešením technických problémů účastníků.
- Úvod: V případě potřeby stručně představte technologii: Jak promluvím? Jak otočím nahoru / dolů? Jak vypnu mikrofon / telefon? Jaké mám další možnosti, např. B. nahrát soubory nebo sdílet vlastní obrazovku?
- Odstranění rušení: Ujistěte se (a účastníci), že v pozadí není žádný hluk. To znamená: zavřete okna, vypněte klimatizaci nebo tiskárnu, vyhněte se ozvěnám místností, vypněte smartphone.
- Mluvicí pauzy: Upozorněte účastníky, že má smysl dávat ostatním příležitost reagovat déle než při osobních setkáních. Pokud někdo začne mluvit příliš rychle (aby mohl mluvit), může se stát, že prvních pár slov nedorazí (například proto, že dotyčný stiskne tlačítko mluvit příliš pozdě).
- Přímý přístup: Pokud chcete oslovit konkrétní osobu, oslovte ji jménem. Osoba tak ví, že to bylo myšleno, a vy nemusíte otázku opakovat, protože si člověk uvědomil, že s ním mluvíte příliš pozdě.
Jak zvládnout konferenční hovory
- Jméno jméno: Účastníci se navzájem nevidí. Pokud se účastníci navzájem neznají, měli by v prvních příspěvcích uvést svá jména. Jinak ostatní nebudou vědět, kdo mluví.
- Verbalizační gesta / mimika: Ostatní účastníci se nemohou vidět v konferenčním hovoru. Takže nevidíte ani mimiku a gesta ostatních. Proto je důležité mít jasno ve všem, co chcete vyjádřit.
Tipy na speciální funkce videokonferencí
- Náhlavní souprava místo reproduktoru: V případě videokonferencí na PC informujte účastníky, že by měli vypnout reproduktor svého počítače a použít náhlavní soupravu. V opačném případě dojde k ozvěnovému efektu, když účastník promluví a jeho hlas je reprodukován reproduktorem a zachycen mikrofonem.
- Moderování řeči: U některých systémů může mluvit pouze jedna osoba; moderátor jim musí dát slovo (čtěte: uvolněte mikrofon). To je úžasné, protože se to rychle stává chaotickým, když spolu mluví několik účastníků. Kromě toho někdy dochází také k časovým zpožděním, což vede k bizarní, protože časově zpožděné komunikaci. Pokud vám tato technika umožňuje mluvit současně: Podívejte se, zda jsou účastníci dostatečně disciplinovaní. Pokud nejste, přepněte na moderované mluvení.
