V aplikaci Outlook můžete zadat základní pracovní dobu - ale pouze jednotně pro všechny dny v týdnu. Pokud ale máte v pondělí a pátek jinou pracovní dobu než například v ostatní dny, pomůže chytré řešení, které jsem nedávno představil
Pokud v určité dny nejste v kanceláři v obvyklou dobu, například proto, že přijdete pozdě v pondělí ráno jako dojíždějící nebo protože jdete sportovat jeden večer dříve a chcete to uvést v kalendáři, je nejlepší zablokovat tyto časy s pevně stanovenými hodinami schůzek řady. Při zadávání schůzky budete upozorněni na překrývání. Především vám však vaši kolegové již nemohou v blokovaném období nastavovat schůzky prostřednictvím žádostí o schůzku.
Nastavte základní pracovní dobu
V možnostech kalendáře můžete nastavit, které hodiny se budou zobrazovat pro zobrazení dne a týdne pro všechny dny v týdnu. Tuto možnost najdete v Outlooku až do verze 2007 pod Nástroje → Možnosti → Nastavení → Možnosti kalendáře, v Outlooku od roku 2010 pod Soubor → Možnosti → Kalendář. Zde zadáváte časy do polí Začíná v a Končí v A.
Předpokládejme například, že začnete pracovat v pondělí v 10 hodin a ne v pondělí v 9 hodin. Poté pomocí možností kalendáře nastavte základní pracovní dobu, například na 9:00 až 18:00.
Nastavit opakující se schůzky
Následně si domluvte schůzku v sérii, se kterou můžete ušetřit čas v pondělí ráno:
- Vytvořte si schůzku, která trvá v pondělí od 7 do 10 hodin a kterou můžete pojmenovat například „Mimo kancelář“. Začít schůzku takto brzy (a nebrat 9–10 hod.) Je prostě preventivní opatření. To někomu zabrání v přidání schůzky do vašeho kalendáře před 9 hod.
- klikněte na Typ série.
- Vybrat Opakovaný vzorec: Týdenní a Všichni: 1 týden v pondělí.
- Pod Délka série Vybrat Žádné datum ukončení pokud takové datum neexistuje, napište to pod Končí v A.
- Zavřete dialog Opakující se schůzky.
- Vyberte v poli Zobrazit jako možnost Nepřítomen.
- Uložte a zavřete opakující se schůzku.
