Správa seznamů adres ve vašem počítači je praktická. Někdy je ale také výhodné mít po ruce vytištěný adresář. Různé přístupy se nemusí navzájem vylučovat.
Stačí použít Word k vložení vašich adres na papír - bez ohledu na to, zda jste je uložili v aplikaci Outlook, Excel nebo jiném zdroji dat.
Stačí použít funkci hromadné korespondence a zkompilovat „adresář“ nebo „katalog“. Protože příkazy hromadné korespondence pro každou verzi aplikace Word jsou velmi odlišné, jsou zde pouze základní postupy:
- Vytvořte nový dokument aplikace Word a spusťte funkci hromadné korespondence:
Ve Wordu 2010, 2007 SPUŠTĚNÍM TISKU SÉRIE MAILINGS-TISK SÉRIE START,
ve Wordu 2003, 2002 / XP prostřednictvím EXTRAS-DOPISŮ A MAILINGŮ-SÉRIOVÉ VYTVOŘENÍ DOPISU nebo ASISTENT SÉRIOVÉHO TISKU
nebo ve Wordu 2000 s TISKEM SÉRIE EXTRAS. - Nyní je důležité, abyste aktuální dokument deklarovali jako „adresář“ nebo „katalog“:
Ve Wordu 2010, 2007 vyberte v nabídce tlačítka START CONTINUOUS PRINT možnost DIRECTORY,
ve Wordu 2003, 2002 / XP aktivujte volbu DIRECTORY v oblasti úloh SERIES PRINT
a ve Wordu 2000 vyberte ve správci hromadné korespondence VYTVOŘIT KATALOG. - Poté pokračujte jako u normálního dokumentu hromadné korespondence připojením zdroje dat (soubor aplikace Excel, adresář aplikace Outlook atd.) A poté vložením polí hromadné korespondence, která budou tvořit položky pro váš vytištěný adresář.
Zvláštností adresáře / katalogu je, že Word nezačne novou stránku pro každý záznam ve zdroji dat. Místo toho jsou všechny datové záznamy vydávány přímo pod sebou - přesně to, co je pro váš vytištěný adresář. To však mějte na paměti při uspořádání polí hromadné korespondence v dokumentu aplikace Word.
Měli byste také přidat prázdný odstavec pod pole poslední hromadné korespondence, aby mezi každým záznamem byla mezera.
Je také užitečné třídit záznamy podle příjmení:
V aplikaci Word 2010, 2007 vyberte SEZNAM PŘIJÍMAČŮ MAILINGS-CONTINUOUS-PRINTING-EDIT a v zobrazeném dialogovém okně klikněte na SORT. Poté můžete vybrat pole názvu jako první kritérium řazení.
Ve Wordu 2003, 2002 / XP přejděte na „Krok 5 ze 6“ v podokně úloh hromadné korespondence, kde klikněte na UPRAVIT SEZNAM PŘIJÍMAČŮ. Poté klikněte na záhlaví sloupce v poli názvu, podle kterého chcete řadit.
V aplikaci Word 2000 otevřete SERIES PRINT MANAGER pro třídění kliknutím na tlačítko DOPYTOVACÍ MOŽNOSTI. V dalším dialogovém okně přepněte na kartu TŘÍDIT ZÁZNAMY a zadejte příslušné pole názvu jako klíč řazení. (pbk)
