Prezentace jsou zřídka vytvářeny a přehrávány na stejném počítači. Prezentace by měla být většinou zaslána kolegům, nadřízeným nebo zákazníkům. Často se pak předvádí s pomocí jiného počítače nebo notebooku.
Před přeposláním dokument zkontrolujte
Před odesláním elektronické kopie prezentace v aplikaci PowerPoint byste měli v prezentaci zkontrolovat data nebo osobní údaje, které mohou být uloženy v samotné prezentaci nebo ve vlastnostech dokumentu. Protože tyto informace mohou odhalit detaily, které by neměly být veřejně známé, je vhodné tyto skryté informace odstranit.
PowerPoint vám nabízí nástroj, který za vás udělá část práce:
- Klikněte na kartu začít na informace.
- Klikněte na tlačítko ve střední oblasti Zkontrolujte problémy - zkontrolujte dokument.
- Nyní uvidíte seznam položek, které lze zkontrolovat.
Upravte nastavení kontroly dokumentu
- Ve výchozím nastavení dialogové okno Kontrola dokumentu všechna políčka kromě jednoho byla zaškrtnuta.
- Zaškrtněte také značku vpředu Externí obsah snímků. Pokud se mimo snímek nachází textové pole, bude odstraněno.
- PowerPoint mimo jiné kontroluje, zda prezentace stále obsahuje komentáře, a v případě potřeby také odstraní osobní údaje, které byly uloženy v dokumentu, například uživatelské jméno osoby, která prezentaci vytvořila.
- Všechny zapomenuté poznámky v oblasti poznámek prezentace lze také odstranit.
- Poté, co jste vybrali všechny možnosti, které jsou pro vás relevantní, klikněte na Šek.
- Nyní se vám zobrazí všechny nalezené prvky a u každé možnosti se můžete rozhodnout, zda chcete tlačítko použít Odebrat všechny chcete smazat.
- Až budete hotovi, klikněte na Uzavřít.
Varovná past: propojení s Excelem
Zkouška v aplikaci PowerPoint 2010 může udělat hodně, ale nemůže zaručit, že budou odstraněny všechny interní informace.
Vždy ručně zkontrolujte, zda je v prezentaci diagram, který po otevření odhalí více informací, než je požadováno. To je případ, například pokud byl diagram vytvořen v aplikaci Excel a pak buď jako propojený Objekt grafu Microsoft Excel nebo s možností vložení Použijte cílový design a vložte sešit resp. Zachovejte původní formátování a vložte sešit vloženo do PowerPointu.
Pokud takový diagram označíte a kliknete na upravit data Klikněte na, otevře se celý soubor aplikace Excel a nabídne pohled na další listy aplikace Excel, které možná nebudete chtít vydat.
V případě propojených souborů toto riziko obvykle existuje pouze tehdy, když divák otevře prezentaci na počítači, na kterém byla vytvořena. Teprve potom je odkaz na Excel skutečně aktivní. Jakmile je otevřen na cizím počítači, zobrazí se zpráva, že propojený soubor není k dispozici.
Ale pozor, když zabalíte prezentaci na CD, uloží se s ní odkazy. Více si o tomto tématu můžete přečíst v příštím čísle.
Odkrýváte tak odkazy na Excel a odstraňujete nadbytečná data
Ne vždy v prezentaci vytvoříte všechny snímky. Pokud jste však odpovědní za dokončení prezentace, existuje snadný způsob, jak zjistit, zda vaši kolegové možná zahrnuli propojený diagram.
Takto se to dělá:
- Klikněte na kartu začít na informace.
- Možnost najdete vpravo dole Upravte odkazy na soubory.
- Nyní uvidíte všechny odkazy v souboru a můžete také odebrat jednotlivé odkazy, pokud si přejete.
V případě vložených sešitů odstraňte nepotřebné datové listy.
