Vše, co byste měli vědět o používání aplikace PowerPoint!
Microsoft PowerPoint je v rámci sady Office ceněn miliony uživatelů po celém světě. V profesionálním prostředí je v současné době standardem kombinovat přednášku s prezentací v PowerPointu. V soukromí lze PowerPoint také použít jednotlivě k přípravě konkrétních informací užitečným a zajímavým způsobem.
Microsoft PowerPoint je uživatelsky přívětivý a srozumitelný, pokud jde o navigaci v nabídce a funkce. Navzdory této skutečnosti je důležité, aby uživatelé podrobně poznali různé funkční oblasti softwaru. Kromě toho jsou užitečné tipy a triky, abyste mohli plně využít potenciál aplikace PowerPoint. Pokud je pozornost publika zvýšena prostřednictvím vizuálních stylistických prostředků a srozumitelné struktury, může být cílů prezentace dosaženo efektivněji.
Profesionalizujte prezentace PowerPoint prostřednictvím vizualizací
Není pochyb o tom, že vizualizace jsou v naší společnosti stále důležitější. Díky dalšímu vývoji chytrých telefonů a neustálé dostupnosti internetu jsou videa, animované obrázky nebo obrázky ve vysokém rozlišení, stejně jako zvuk a hudba, vzdálené pouhé kliknutí.
Vzhledem k tomu, že lidé vnímají a uchovávají vizuální informace intenzivněji, je používání vizualizací v aplikaci Microsoft PowerPoint zásadní. V zásadě je cílem prezentace v PowerPointu cíleně přiblížit publiku fakta a informace pomocí snímků. Různá písma, zvýraznění a barvy a také různé velikosti písma ukazují publiku relevanci diskutovaných problémů.
Přitom je pochopitelné, že prezentace, ve které jsou prezentovány pouze texty, publikum nepřesvědčí. Čím více textů je v prezentaci, tím je prezentace únavnější. Z tohoto důvodu má PowerPoint řadu funkcí a stylistických zařízení:
- podporovat zájem účastníků,
- zvýšit pozornost a
- zapojit publikum.
Vizualizace v PowerPointu - zde najdete nejdůležitější funkce
Texty vždy vkládáte do PowerPointu přes záložku „Start“. V oblastech nabídky „Písmo“ a „Odstavec“ najdete nejdůležitější možnosti pro efektivní individualizaci textů.
Oblasti nabídky „Písmo a odstavec“ vám poskytnou profesionální nástroje pro přizpůsobení běžných textů v aplikaci PowerPoint.
Začlenit grafiku a SmartArt - to jsou vaše možnosti
Kromě obvyklých textových těl v prezentaci má smysl pro koncepci snímků používat obrázky a chytrou uměleckou grafiku populární v Microsoftu. Výkladová grafika podtrhuje texty beze slov a zvyšuje jejich expresivitu. Pokud budete prezentovat technické detaily nebo konkrétní obsah, je o to důležitější podpořit informace vhodnou grafikou a prvky SmartArts.
Grafiku a prvky SmartArts najdete v aplikaci Microsoft PowerPoint na kartě „Vložit“ pod položkami nabídky „Obrázky“ a „Ilustrace“.
Mimo jiné máte možnost:
- Integrujte obrázky z osobního fotoalba do snímků nebo
- použít snímek obrazovky.
Kromě grafiky Smart Art, ve které lze zobrazit seznamy, cykly nebo procesy, najdete v nabídce výběru „Ilustrace“ také možnost integrace diagramů nebo 3-D modelů do vaší prezentace.
Vložené obrázky lze také profesionálně upravovat v PowerPointu. To lze provést zvýrazněním vloženého obrázku v softwaru. Automaticky se dostanete do oblasti nabídky „Formát obrázku.“ V této nabídce výběru máte možnost:
- Chcete -li vyloučit části grafiky nebo
- Zásadní přizpůsobení barev a rozložení obrázku.
Šablony formátů obrázků integrované v softwaru jsou užitečné pro přijímání a implementaci návrhů na přizpůsobení.
V souhrnu je v aplikaci Microsoft PowerPoint k dispozici mnoho funkcí, pomocí kterých můžete používat obrázky, chytrou grafiku nebo jiné funkce vizualizace. Kromě možnosti změny obrázků těží také možnost přizpůsobení barevného provedení fólií, například fóliového pozadí. Je účelné a slibné využít velkou část času na přípravu prezentace na přizpůsobení vizualizací. V tomto případě spolu s prezentací a rétorickými schopnostmi mluvčího vznikne ucelený celkový obraz.
Spropitné:
V aktuální verzi Microsoft 365 najdete zajímavou a průkopnickou funkci pro vizualizaci snímků. Jedná se o integrovaný nástroj „Návrhy návrhů“, který se automaticky zobrazuje na pravé straně v základním nastavení aplikace PowerPoint. Pomocí funkce „Nápady na design“ můžete transformovat jednoduché textové snímky na jasné, graficky animované snímky pomocí několika kliknutí. Podobná situace je u snímků, které obsahují grafiku nebo tabulky.
Vytvářejte si grafiku sami - tak to funguje
Obrázky nebo obrázky nejsou k dispozici pro každý produkt nebo každé téma prezentace nebo je lze použít bez dalšího upozornění z důvodu autorského zákona.
V takovém případě PowerPoint nabízí možnost vytvořit si grafiku sami. V PowerPointu jsou k dispozici různé nástroje, pomocí kterých lze vytvářet a upravovat grafiku nezávisle, a lze je vybrat na kartě „Vložit“.
Nástroje pro navrhování vlastní grafiky
Nejdůležitější nástroje pro navrhování vlastní grafiky jsou k dispozici s „tvary“ a „piktogramy“.
Pomocí funkce „Tvary“ můžete například vytvářet vlastní šipky bloku nebo používat standardní tvary. Piktogramy v PowerPointu vám také nabízejí hotové symboly nebo skutečné lidi, které můžete vložit do prezentace. Tímto způsobem máte možnost navrhnout vlastní grafiku. Tematicky se hodí k vaší prezentaci a vysvětlují základní klíčové body. Do vaší prezentace lze stejným způsobem integrovat textové pole nebo grafiku funkce „WordArt“.
Efekty a animace vdechnou vaší prezentaci život
Vizualizace profesionalizují každou prezentaci. Fotografie, symboly, stůl nebo chytrá umělecká grafika vzbuzují zájem a činí přednášku hmatatelnou pro publikum. To platí zejména při přidání efektů nebo animací ke grafice nebo snímku. Možnost integrace efektů a animací do prezentace najdete na kartách „Animace“ a „Přechody“. Animace lze obecně začlenit do jednotlivých částí textu nebo grafiky. Naproti tomu přechody jsou obecně k dispozici mezi dvěma fóliemi.
Jak animovat obrázek s efektem
Vyberte grafiku v prezentaci kliknutím myši.
Poté můžete vybrat vhodný efekt v oblasti nabídky „Animace“.
PowerPoint vám nabízí mnoho možností pro efekty a animace.
Přechod mezi dvěma snímky vytvoříte různě na kartě „Přechody“.
Máte například na výběr vyblednutí snímku nebo jeho tlačení nahoru a pryč. Kromě délky zobrazení můžete také začlenit konkrétní zvukové efekty a určit, zda má být přechod zahájen kliknutím myši nebo jiným způsobem.
Efekty a animace, stejně jako přechody mezi dvěma snímky, jsou důležitými prvky stylu v prezentaci. Pokud tyto typy vizualizace nejsou používány nadměrně, přitáhnou pozornost publika a zvýší zájem. To je zvláště důležité pro delší prezentace se spoustou textu a komplikovanými informacemi.
Pomocí šablon a rozvržení můžete pracovat s PowerPointem efektivněji
V zásadě potřebujete šablonu k vytvoření prezentace v PowerPointu. Toto vyberete v prvním kroku při spuštění aplikace PowerPoint. Po spuštění programu spusťte novou prezentaci na kartě „Soubor“ pod položkou nabídky „Nové“.
Kromě prázdné prezentace jsou k dispozici také hotové prezentace od společnosti Microsoft. Další možností je vyhledat online šablony a návrhy, které tematicky souvisí s vaší prezentací.
Připravené nebo externí šablony jsou důležitou volbou pro navrhování prezentace. Jinou variantou je dočasné uložení osobně navržené prezentace jako šablony. To pak může být použito jako základ pro další prezentace aplikace PowerPoint.
Uložte prezentaci jako šablonu nebo šablonu
Pokud chcete existující prezentaci uložit jako šablonu, přejděte:
-
Na kartě „Soubor“ přejděte na položku nabídky „Uložit jako“.
-
Vyberte umístění úložiště, například pevný disk nebo cloudový disk, a uložte prezentaci jako šablonu aplikace PowerPoint.
Nová šablona se uloží do vybrané cesty úložiště a je vám okamžitě k dispozici.
Upravte rozložení snímků - žádný problém s předlohou snímků
Připravené předváděcí šablony lze použít pouze ve vzácných případech 1: 1. V prvním kroku přizpůsobení filmu je obvykle nutné upravit barvy. Předloha snímků v PowerPointu hraje zásadní roli při přizpůsobování a vytváření rozložení snímků. V něm může:
- Tvary a barvy, písma a velikosti písem, pozadí a nadpisy a
- Základní provedení
univerzálně přizpůsobený. Používání masteru fólie vám ušetří spoustu času a úsilí. Je tomu tak proto, že jedním kliknutím lze převzít všechny vizuální nebo textové úpravy snímků pro celou prezentaci.
V podnikatelském prostředí jsou šablony prezentací ve většině případů předmětem podnikového designu. Obsahuje specifikace pro návrh filmu nebo obecně pro digitální nebo konvenční tiskové produkty a definuje barvy, grafiku a písma.
Vložením zástupných symbolů do prezentace můžete zajistit, aby byla grafika, například logo společnosti, začleněna do každého snímku na konkrétním místě. Zástupné symboly jsou také užitečné na titulních snímcích nebo v zápatích k reprezentaci objektů nebo grafiky ekvivalentním způsobem. Kliknutím levého tlačítka myši lze zobrazit nebo skrýt zástupné symboly názvu nebo zástupné symboly pro zápatí.
Správné používání PowerPointu - důležité pro úspěšnou prezentaci
Struktura nabídky v prezentačním programu je v zásadě uživatelsky přívětivá. Především uživatelé, kteří kromě PowerPointu pracují s Microsoft Wordem, Excelem nebo Outlookem, najdou mnoho společného s kartami, nastavením v nabídkových nabídkách a integrovanou funkcí nápovědy. Abyste mohli efektivně využívat různé funkce a možnosti prezentačního softwaru, je důležité porozumět struktuře nabídek aplikace PowerPoint. PowerPoint je strukturován způsobem orientovaným na praxi, takže noví uživatelé, kteří internalizovali základní funkce a možnosti, mohou také PowerPoint správně používat.
Zejména byste měli být obeznámeni s následujícími třemi ovládacími oblastmi aplikace PowerPoint:
|
Úvodní obrazovka |
Nejdůležitější pracovní oblast s následujícím pododdělením: Vlevo, odjet: Přehled všech snímků, které jste vytvořili. Střední: Koncepční oblast pro přizpůsobení prezentace. Doprava: Integrace návrhů funkcí |
|
Karta „Domů“ |
Na kartě „Start“ v aplikaci Microsoft PowerPoint najdete nejdůležitější nástroje, funkce a možnosti konfigurace pro návrh profesionální prezentace v aplikaci PowerPoint. Na kartě "Start" lze mimo jiné vybrat následující funkce: Nastavení písem a velikostí písem. Začleňte odstavce a vložte odrážky do seznamů formátů. Funkce „Najít, nahradit a zvýraznit“, pomocí kterých můžete v textu vyhledávat a nahrazovat konkrétní výrazy. |
|
Funkční pruhy |
Základní funkce můžete podle potřeby umístit do spodní a horní lišty funkcí. Přednastaveny jsou například následující: Funkce automatického ukládání. Klávesy se šipkami „Vpřed a Zpět“, pomocí kterých můžete vrátit zpět změny. Prezentaci na projektoru zahájíte pomocí ikony „Prezentace na obrazovce“. Funkce hledání v PowerPointu. Opravná funkce v dolním panelu nástrojů, pomocí které jsou systematicky opravovány pravopisné a znakové chyby. |
Kromě tří základních ovládacích oblastí v PowerPointu najdete mnoho dalších oblastí nabídek a záložek, ve kterých můžete provádět individuální nastavení.
Zvláštní zmínku si zaslouží v tomto kontextu záložka „Nápověda“, ve které najdete rozsáhlou nápovědu k otázkám ohledně PowerPointu a také ke školicím kurzům a novinkám. Oblast nápovědy je strukturována tematicky a lze ji prohledávat podle klíčových bodů.
Integrujte texty, zvuky, videa a tabulky a zapůsobte na své publikum
Úspěšná prezentace v PowerPointu se obecně skládá ze směsi textů, grafiky a videí a také informačních tabulek. Mnoho prezentací také obsahuje hudbu nebo zvuky. Správný mix všech stylistických zařízení zapůsobí na posluchače a je základem klíčových sdělení prezentace.
Na rozdíl od textů jsou zvukové nebo video soubory vkládány do prezentace pomocí karty „Vložit“. V položce nabídky „Média“ můžete použít následující možnosti:
- Načtěte zvukové soubory z místního počítače nebo připojené cloudové jednotky.
- Zaznamenejte zvukové soubory a uložte je do prezentace.
- Načtěte a začleňte video soubory z vlastního počítače.
- Importujte videa z internetu, například z YouTube, pomocí kódu pro vložení.
Poté, co byl do prezentace vložen zvukový soubor nebo video, mají uživatelé širokou škálu možností pro úpravu mediálního souboru. Různé barevné filtry pro videa nebo úpravy pro zvukový symbol a zvukový formát jsou užitečné pro vkládání mediálních souborů jednotlivě do prezentace.
Spropitné:
Kromě mediálních souborů můžete snímky vybavit chytrou a časově úspornou funkcí e-mailu. Tímto způsobem můžete získat zpětnou vazbu od lidí, kteří si prezentaci prohlížejí externě na PC.
Začlenit symboly a vzorce - rychle hotové v PowerPointu
Kromě specifické grafiky a obrázků, které podporují nebo posilují verbalizaci, mohou ikony a speciální znaky také přispět k profesionálnější prezentaci. Symboly nebo emodži navíc překonávají jazykové a kulturní bariéry a jsou univerzální a srozumitelné.
Možnost začlenit do prezentace symboly a speciální znaky lze také nalézt na kartě „Vložit“. Na konci lišty nabídky pod položkou „Symboly“ lze do prezentace integrovat speciální znaky a symboly, jakož i vzorce .
Specifické speciální znaky
Pokud například hledáte konkrétní speciální znak pro prezentaci mezinárodním obchodním partnerům, obvykle jej najdete v této oblasti nabídky.
Totéž platí pro vědecké vzorce.
Ujasněte si fakta v PowerPointu pomocí tabulek - tak to funguje
Microsoft Office nabízí přidanou hodnotu, že mnoho funkcí je v jednotlivých aplikacích identických. Kromě dalších nástrojů to platí i pro tabulkovou funkci prezentačního softwaru. To je velmi podobné funkci v textovém programu Word.
Pomocí tlačítka můžete mimo jiné určit, kolik řádků a sloupců se má do tabulky vložit. Kromě návrhu tabulek v PowerPointu mohou uživatelé Excelu také vybrat možnost „Vložit tabulku Excelu“ a vložit do aplikace PowerPoint tabulku vytvořenou v Excelu. Funguje to uživatelsky přívětivým způsobem s hypertextovými odkazy a skokovými popisky.
Strukturujte, revidujte, posílejte prezentace a chraňte obsah
Srozumitelná a profesionální struktura je klíčová pro úspěch jakékoli prezentace. Z pohledu moderátora je důležité při přípravě zdůraznit klíčová sdělení a přidanou hodnotu pro publikum. Vizualizace navíc zaručují posílení argumentů.Kromě „společného vlákna“ a logické struktury je účelné titulek smysluplně prezentovat na snímku. Titulek by obecně měl obsahovat základní sdělení následujícího snímku. Důležitá jsou také slova, která udrží pozornost posluchače.
Struktura prezentací - to je zásadní
Prezentace v PowerPointu by měla vždy začínat titulním snímkem. Titulní snímek dává posluchačům dojem z tématu a struktury přednášky. Následující snímek by měl být zobrazen jako přehledový snímek. Přehledový snímek se obvykle skládá ze strukturovaného seznamu témat přednášky. Podobně jako v obsahu knihy je přehledový snímek určen k vytvoření napětí v publiku.
Hlavní část prezentace by měla být strukturována podle klíčových sdělení a rozdělena do sekcí. Mnoho řečníků má dobré zkušenosti s převzetím hlavního tematického bodu a jeho prezentací na dvou dialozích s argumenty. Na třetím snímku lze shrnutí hlavní zprávy spojit s přidanou hodnotou publika. Odpovídající snímky naleznete na kartě „Start“ pod položkou „Nový snímek“.
Spropitné:
Pomocí kláves [Ctrl] a [M] můžete do prezentace rychle a snadno přidat nový snímek.
Jako vazbu a shrnutí je vhodné poskytnout jeden nebo více závěrečných snímků pro prezentaci. Kromě shrnutí obsahu a faktů je hlavním cílem emocionální oslovení publika za účelem dosažení cílů prezentace. Tímto způsobem lze nastavit nákupní impulsy nebo přesvědčit publikum.
Odeslat a chránit prezentaci
Pokud byste chtěli svou prezentaci poslat později, máte různé možnosti. Nejjednodušší je předat soubor prezentace přímo z PowerPointu. Funguje to tak, že na kartě „Soubor“ vyberete tlačítka „Sdílet“ nebo „Exportovat“.
Mimo jiné máte možnost převést prezentaci do souboru PDF nebo XPS. Může být zpřístupněn ostatním prostřednictvím odkazu prostřednictvím cloudové jednotky, například Microsoft OneDrive.
Pokud chcete zajistit, aby v obsahu prezentace nebylo možné provádět žádné změny, měli byste souboru poskytnout ochranu proti zápisu nebo ochranu heslem.
V části „Soubor> Informace> Chránit prezentaci“ najdete různé možnosti ochrany proti zápisu a šifrování heslem.
Pokud na prezentaci pracují různí lidé, má smysl vkládat komentáře a komentáře pomocí karty „Kontrola“. Tímto způsobem lze týmovou prezentaci koordinovat a vylepšovat online, než bude v konečném kroku představena zákazníkům.
Po zpracování všech komentářů lze prezentaci označit jako „konečnou“. To znamená, že se jedná o konečnou verzi, která již nebude změněna.
Kompatibilita s PowerPointem - dobře využívejte starší verze a formáty souborů
Používání nejnovější verze aplikace Microsoft PowerPoint není vždy nutné ani možné. Mnoho verzí aplikace PowerPoint, které byly vydány v průběhu let, lze stále spustit v systému Windows 10. I když starší edice nemají nejnovější funkce a funkce, lze je použít k vytváření profesionálních prezentací.
S aktuální verzí lze navíc číst také prezentace navržené ve formátu PowerPoint * .ppt. Naopak prezentace vytvořené pomocí aplikace PowerPoint 365 a přípony souboru * .pptx lze uložit s příponou souboru * .ppt. Tímto způsobem je vždy zaručena kompatibilita vpřed a vzad v aplikaci PowerPoint.
Prezentační program má režim kompatibility jako další nástroj. Lze jej vybrat na kartě „Soubor“ pod položkou nabídky „Informace“. Jedním kliknutím je možné převést prezentaci vytvořenou ve starším formátu souboru * .ppt “do aktuálního formátu souboru * .pptx.
Prezentaci PowerPoint lze navíc uložit v jiných formátech, například jako automaticky spuštěnou prezentaci ve formátu wmv.
Prezentace - co by řečníci měli hledat, aby přesvědčili
Microsoft PowerPoint nabízí svým uživatelům širokou škálu možností a funkcí pro efektivní, rychlé a vysoce kompetentní vytváření prezentací. Abyste mohli navrhovat prezentace, které zapůsobí na publikum a zvyšují pozornost publika, potřebujete kromě znalostí o programu také plán prezentace. To by mělo obsahovat jasný cíl.
V případě mnoha prezentací PowerPoint v profesionálním prostředí je například cílem prezentace informovat posluchače o vlastnostech produktu a následně je povzbudit k nákupu. Další prezentace slouží pouze k předávání informací. Bez jasného a srozumitelného cíle prezentace a profesionální struktury se přednáška ztrácí v maličkostech a výčtu faktů.
I při stanoveném cíli prezentace a strukturované struktuře snímků může mít prezentace negativní dopad na publikum. To je případ, kdy je řečník a jeho rétorické schopnosti slabý. V tomto případě profesionální rozvržení nemůže prezentaci uložit, protože výkon moderátora je stejně důležitý jako obsah prezentace.
Úspěšná přednáška nebo prezentace s podporou PowerPointu vždy obsahuje:
- Dostatečný čas na přípravu také
- Design jednotlivých fólií, které na sebe navazují.
Účinné jsou vizualizace, které podporují to, co bylo řečeno, nebo text na snímcích. Prezentace se tak stane pro publikum zážitkem. Pro moderátora má logická struktura snímků také přidanou hodnotu. Může se prezentovat svobodněji a sebevědoměji. Místo toho, aby se soustředil na obsah snímků, interaguje s publikem. Tímto způsobem může svou prezentaci přizpůsobit individuálně potřebám publika.
Na co by se měli řečníci ptát při navrhování prezentace
Před každou prezentací by se mluvčí měli vcítit do potřeb svého publika. Otázky typu:
- Jaké potřeby mají moji posluchači?
- Co diváky vlastně zajímá?
- Jak dosáhnu cíle prezentace a která fakta jsou opravdu zásadní?
jsou základními kotevními body, které zaměřují prezentaci na publikum. Pokud předvádějící boduje živým prezentačním stylem a dobrým očním kontaktem a používá -li opatrně svá gesta a mimiku i hlas, získá si publikum a dosáhne cílů prezentace.
Shrnutí: Každý, kdo dobře zná PowerPoint, může vytvářet profesionální prezentace
Díky aplikaci Microsoft PowerPoint získají uživatelé nejnovější software k vytváření informativních a zajímavých prezentací. Použití grafiky, videa, animací a dalších stylistických zařízení zvyšuje pozornost publika. Každý, kdo zná nejdůležitější tipy a triky a základní body pro vizualizaci, může efektivně využívat všechny integrované funkce. O tom, zda budou cíle prezentace dosaženy, nakonec rozhoduje správný mix mezi profesionálně vytvořenými diapozitivy a řečnickými schopnostmi mluvčího.