Šablony aplikace Excel: Vytvořte pokladní knihu ve 4 krocích

Vytvořte si vlastní šablonu peněžního deníku v několika krocích

V rámci vedení účetnictví pokladní kniha dokumentuje všechny příjmy a výdaje, které probíhají formou hotovostních plateb. Společnosti i soukromé osoby tak nejprve získají přesný přehled o vlastní hotovosti. Bezplatné šablony aplikace Excel pro pokladní knihu usnadňují správu a výpočet pokladních sestav.

Pokladní kniha: na první pohled důležitá fakta

Tento typ účetnictví je pro některé hospodářské subjekty povinný, protože poté musí své informace předložit finančnímu úřadu. To se týká podnikatelů, kteří již mají povinnost sestavit rozvahu. Výjimkou jsou však živnostníci a malí podnikatelé, kteří místo toho připraví EÜR (výpočet přebytku příjmu), stejně jako všichni podnikatelé a ženy, kteří nejsou zapsáni v obchodním rejstříku.

Každá pokladní kniha obsahuje stejná povinná pole. Tyto zahrnují:

• datum rezervace
• jedinečné číslo dokladu (např. číslo faktury)
• vysvětlující text rezervace (co bylo zaplaceno?)
• čistá částka zaúčtování jako příjem nebo výdaj v příslušné měně
• sazba daně z prodeje v procentech
• daň z obratu jako částka
• stejně jako zůstatek, tj. konečná částka pokladny

Vedení účtů písemně: Šablony aplikace Excel pro pokladní knihu

Svědomitá evidence hotovostního zůstatku může být někdy velmi časově náročná, a proto je atraktivní digitalizace účetnictví v hotovosti. Osoby samostatně výdělečně činné to mohou udělat bez váhání. Společnosti však musí vzít na vědomí, že vedení účetnictví v hotovosti lze provádět pouze písemně nebo se softwarem schváleným k tomuto účelu, např. orgaMax nebo Datev je možné.

Šablony aplikace Excel nabízejí jeden způsob, jak si udržet přehled o svém zůstatku v hotovosti. Pokladní kniha dokáže pomocí integrovaných funkcí Excelu automaticky vypočítat dokumentované hodnoty a také je graficky zobrazit. Výsledky pak lze převést do písemné pokladní knihy. Pokud dojde k chybě, je důležité, aby nebyla jednoduše přeškrtnuta. Místo toho by měla být oprava zaznamenána v následujícím řádku.

Ve 4 krocích: vytvořte si vlastní šablonu Excelu pro pokladní knihu

Pokud společnost Microsoft neposkytne vhodnou šablonu aplikace Excel pro vaši pokladní knihu, uživatelé mohou šablonu buď upravit, nebo ji jednoduše vytvořit sami. V zásadě to nevyžaduje více než povinná pole uvedená výše. Kromě toho lze také zavést individuální zvláštnosti a preference.

Nejprve do prázdných buněk v případě potřeby zadejte název společnosti, měsíc a odpovídající rok. Sledujte také počáteční zůstatek.

Poté do dalších prázdných buněk zadejte následující záhlaví sloupců: Datum, číslo účtenky, text zaúčtování, příjem nebo výdaj, DPH v procentech, částku a zůstatek.

Nakonec přidejte vzorce, které automaticky vypočítají vaše peníze po ruce s každým novým záznamem. Pro výpočet použijte následující vzorce

• Zůstatek: = SUMA (příjmy + výdaje)
• průběžně počítat s novými zůstatky: = SUM (starý zůstatek + příjem + výdaje)

Prostřednictvím „Start> Podmíněné formátování“ máte možnost barevně zvýraznit kladné a záporné hodnoty i nízké a vysoké částky. Chcete -li to provést, použijte pravidla pro zvýraznění číselných hodnot nebo sad symbolů.

Druhý vzorec automaticky aktualizuje aktuální zůstatek, když zadáte nové příjmy a výdaje. Na konci mzdového období pak můžete odečíst výsledný zůstatek a výsledky použít pro jiné účely.

Spropitné: V zájmu přehlednosti je vhodné zadat výdaje, které od počátku nastaly, jako záporné hodnoty.

Vytvořte si graf měsíčního zůstatku hotovosti

Další výhodou používání šablon aplikace Excel pro peněžní deník je, že můžete vždy použít praktické nástroje aplikace Excel, jako je grafika. Program Excel nabízí výběr diagramů, pomocí kterých můžete své finance graficky zobrazit.

Označte číselné hodnoty své pokladní knihy.

Přejděte buď přes kartu „Vložit> Grafy“ a vyberte sloupec, řádek, výsečový nebo bodový graf pro vizualizaci svých příjmů a výdajů. Nebo můžete použít rychlý výběr v Excelu a kliknout na „Vložit> Grafy“ na „Doporučené grafy“. Excel vám pak graficky zobrazí vaše příjmy a výdaje a také konečný zůstatek.

Hotovostní účetní tipy

Dobrá pokladní kniha by měla fungovat nejen automaticky, ale také flexibilně. Proto můžete také rozbalit tabulku, která obsahuje váš peněžní deník. Například chronologické číslování rezervací a podrobnosti o transakčním partnerovi (kdo zaplatil nebo komu bylo zaplaceno?) Vytvoří další transparentnost financí.

Pokud pravidelně zaznamenáváte svůj peněžní tok v průběhu měsíců a let, můžete také těžit z uvedení měsíčního počátečního zůstatku. Vše, co musíte udělat, je zadat hotovostní zůstatek na začátku zúčtovacího období. Na konci toho stačí přidat konečný zůstatek, abyste určili počáteční zůstatek pro další období nebo příští měsíc. Máte tak vždy přehled o svých finančních prostředcích.

Ke správě financí použijte bezplatné šablony peněžních deníků

Excel nenabízí čistou alternativu k písemné pokladní knize, ale software lze použít ke zjednodušení skutečného vedení účetnictví. Vytvoření takové tabulky je jednoduché a lze ji provést zcela podle osobních představ. Vzorce a funkce obsažené v Excelu zároveň umožňují uživatelům nechat si automaticky vypočítat peněžní tok. Tato užitečná skutečnost může zabránit chybám. Kromě toho mohou uživatelé také používat grafické nástroje, aby mohli vizuálně prezentovat své finance. S touto komponentou lze zadané hodnoty nejen zobrazit jasněji, ale také v jejich příslušných vztazích.

Časté dotazy

Jak si vedu peněžní deník v Excelu?

Pokladní knihy musí být uvedeny chronologicky a všechny příspěvky účtovány jednotlivě. Pomocí příslušných řádků v tabulce uveďte částky ve správném pořadí.

Jaký je rozdíl mezi rozpočtovou knihou a pokladní knihou?

V případě rozpočtové knihy se zaznamenávají pouze příjmy a výdaje, zatímco v případě pokladní knihy se zadávají další daňové a účetní informace.

Jak vypadá vedení účetnictví s více pokladnami?

Pokud existuje více pokladen, jedna z nich funguje jako hlavní pokladna, zatímco všechny ostatní jsou považovány za sekundární pokladny. Hlavní pokladna má být vedena jako přesná pokladní kniha. Na konci pracovního dne jsou transakce sekundárních pokladen řádně zapsány do pokladní knihy hlavní pokladny.