Přizpůsobte si Outlook - tipy a nastavení

Tyto tipy můžete použít k přizpůsobení aplikace Outlook

Jako uživatel softwaru je nezbytné provádět osobní nastavení a průběžně přizpůsobovat program. To platí jak pro Microsoft Outlook, tak pro další aplikace, které se pravidelně používají v profesionálním nebo soukromém prostředí.

Specifické nastavení v Outlooku je důležité, aby bylo možné vždy vidět, kdo napsal e-mail a ze kterého zařízení byl odeslán. Kromě toho každý uživatel aplikace Outlook chce mít možnost efektivně a funkčně používat program.

Základní personalizace desktopové verze aplikace Microsoft Outlook začíná instalací. K používání Outlooku je nutný účet Microsoft. Při první instalaci musí být aplikace Microsoft Outlook připojena k účtu Microsoft. Nastavení lze kdykoli zobrazit a změnit tak, že přejdete na kartu „Soubor“ a poté kliknete na položku nabídky „Účet Office“.

Mobilní verze aplikace Microsoft Outlook pro tablety nebo smartphony je zdarma a není ji třeba personalizovat ve vztahu k účtu Office.

Přizpůsobte aplikaci Outlook - praktické možnosti, které šetří čas

Kromě účtu Office, který není k dispozici v desktopové verzi, existují další možnosti personalizace aplikace Microsoft Outlook. K přizpůsobení softwaru s ohledem na iniciály, vaše jméno a další nastavení máte k dispozici následující možnosti a funkce. Kromě základního zobrazení oblasti čtení nebo odkazů na ploše je k dispozici bezpočet dalších funkcí a možností.

Můžete si například vybrat, aby se současně zobrazovala doručená pošta i kalendář. Pokud pracujete s aplikací Outlook mnoho hodin denně a používáte velký monitor s vysokým rozlišením, může mít smysl ponechat dvě okna aplikace Outlook otevřená vedle sebe. Tímto způsobem je text lépe reprezentován a oddělen od ostatních funkcí. V dalším poli můžete například otevřít kalendář nebo adresář a doručenou poštu. Toto přizpůsobení pohledu vám poskytne lepší přehled a umožní vám pracovat efektivněji.

Obdobná situace je u standardní složky pro přílohy. Složka pro stahování systému Windows 10 je obvykle navržena jako výchozí složka.

Přizpůsobte panely nástrojů a odkazy - takto to funguje

Outlook má standardně dva panely nástrojů s tlačítky pro důležité funkce:

• Standardní panel nástrojů.
• Rozšířený panel nástrojů.

Složení standardního panelu nástrojů závisí na příslušném modulu aplikace Outlook. Stejně jako ve všech ostatních aplikacích Office je možné jej přizpůsobit přidáním dalších tlačítek pro příkazy nabídky na panely nástrojů. V zásadě můžete v Outlooku přizpůsobit každý panel nástrojů a přizpůsobit jej svým vlastním potřebám. To je užitečné, aby bylo možné pracovat efektivněji a cíleněji.

Podobná situace je u zkratek, které můžete vložit na plochu Windows nebo do nabídky Start a spustit konkrétní modul aplikace Outlook. Uživatelé, kteří pracují s několika profily v aplikaci Outlook, mohou pomocí příkazu v příkazovém řádku rozhodnout, s jakým profilem má aplikace Outlook začít. Chcete -li si aplikaci Outlook vyvolávat častěji se stejnými startovacími parametry, je vhodné nastavit si na ploše odpovídající zástupce.

Karta Soubor: Personalizujte automatické odpovědi a v klidu vyrazte na dovolenou

Asistent mimo kancelář v aplikaci Outlook je důležitý pro bezproblémovou komunikaci. Pokud nemůžete odesílat ani přijímat žádné zprávy ve stanoveném časovém období, funkce „automatické odpovědi“ je cílená a účinná. Pokud obdržíte e-mail, odesílatel bude automaticky informován, jak dlouho nebudete k dispozici a kdo vás nahradí. Personalizovaná funkce „automatické odpovědi“ zaručuje, že zákazníci, zúčastněné strany nebo kolegové jsou neustále informováni o nepřítomnosti, například kvůli dovolené.

Přizpůsobení písem v aplikaci Outlook není obtížné

Jednou z nejpopulárnějších možností přizpůsobení v aplikaci Outlook je přizpůsobení výchozích písem. Každý má jiná přání ohledně vzhledu svých zpráv. Z tohoto důvodu má smysl personalizovat písma nebo jiná stylistická zařízení. Implementace změn není obtížná. Pokud pracujete bez šablony, písmo lze snadno upravit na kartě „Zpráva“ v nabídce „Text“.

Pokud jsou použity šablony formátu, musí být šablona jednou změněna. V závislosti na použité verzi aplikace Outlook navíc existují různé možnosti nabídky pro změnu písma v šablonách.

Spropitné:

V závislosti na nastavení budete dostávat e-maily buď ve formátu prostého textu, nebo ve formátu html. Pokud chcete rychle přepnout do formátu HTML a zobrazit podrobnosti e -mailu, můžete to provést pomocí klávesové zkratky ALT + SHIFT + H.

Přizpůsobte nastavení zobrazení v aplikaci Outlook - nastavte aplikaci Outlook tak, jak chcete

Kromě standardního zobrazení v Outlooku máte ještě další praktické možnosti pro rozdělení obrazovky a zobrazování mailů. Okno náhledu v aplikaci Outlook například nabízí jedinečnou možnost. Obsah e-mailů vybraných v doručené poště se zde zobrazí v kompaktní podobě, aniž byste museli e-mail otevřít dvojitým kliknutím.

Vlastní zobrazení lze v aplikaci Outlook kdykoli resetovat. To lze provést ručně nebo alternativně pomocí příkazu Windows. Současně můžete okno náhledu umístit jednotlivě a zobrazit jej například vpravo nebo pod seznamem zpráv.

Navzdory uživatelsky přívětivému zobrazení v okně náhledu se někteří uživatelé v zásadě rozhodli náhled v aplikaci Outlook vypnout. Na pozadí toho je riziko, že se virus nebo malware automaticky uchytí ve vašem systému před otevřením škodlivé pošty. Pokud chcete mít jistotu, můžete vypnout okno náhledu, zabránit načítání externích obrázků a obsahu nebo povolit zobrazování e -mailů HTML pouze ve formátu prostého textu.

Použijte hotové možnosti zobrazení a upravte navigační oblast - tak to funguje

Uživatelé prvních verzí aplikace Outlook ocenili mnoho hotových možností zobrazení, které již nejsou k dispozici v aplikaci Outlook 2010 ani v aktuální verzi aplikace Outlook 365. Například můžete zobrazit pouze nepřečtené zprávy v aktuální složce. Užitečná byla i možnost omezit dobu zobrazení a například primárně zobrazovat e-maily z posledních sedmi dnů. Navzdory nedostatku přednastavení v novějších verzích lze milovaná zobrazení definovat a ukládat v aplikaci Outlook 2010 a novějších verzích.

V zásadě je také vhodné přizpůsobit navigační oblast aplikace Outlook vašemu osobnímu způsobu práce. Mimo jiné můžete zobrazit a skrýt navigační panel, pomocí klávesových zkratek rychle přepnout do jiné nabídky nebo určit jinou počáteční složku. Stejně jako ve složce Doručená pošta můžete pro své poznámky zapnout také oblast pro čtení. V tomto případě aplikace Outlook zobrazí obsah aktuálně vybrané poznámky ve spodní polovině okna.

Nastavte funkce kalendáře, úkolů a schůzek podle svých potřeb

Kalendář si můžete také přizpůsobit v Outlooku a mimo jiné nastavit pořadí barevných kategorií pro označování schůzek. Chcete -li vytvořit schůzku, klikněte v dialogovém okně schůzky do pole „Popisek“ a vyberte příslušnou barvu. Žádosti o schůzku můžete nechat automaticky odstranit z doručené pošty, jakmile na ně odpovíte. Tato možnost je ve výchozím nastavení aktivována v aplikaci Outlook a lze ji deaktivovat nebo aktivovat.

V každém případě byste měli na navigační liště rozšířit odkaz na souborový systém. Pomocí užitečných odkazů můžete integrovat složky na pevném disku nebo soubory, které jsou pravidelně vyžadovány. Pomocí těchto zkratek si přizpůsobíte Outlook udržitelným způsobem.

Definujte pravidla pro automatizaci aplikace Outlook

Outlook nabízí možnost automatizovat aplikaci Outlook pomocí pravidel a maker. Pravidla by měla být v aplikaci Outlook přizpůsobena. Všechna pravidla definujete v Outlooku na kartě „Soubor“ v položce nabídky „Pravidla a oznámení“.

V aplikaci Outlook povolte oznámení na ploše

Pokud chcete být informováni o příchozích e-mailech z aplikace Outlook, můžete jednoduše aktivovat oznámení na ploše. Jak to udělat:

1. V Outlooku až do verze 2007 voláte příkaz „Nástroje, pravidla a oznámení“. V aplikaci Outlook 2010 přejděte na „Správa souborů, pravidel a oznámení“.

2. Vyberte pravidlo a klikněte na „Změnit pravidlo“ a poté na „Upravit nastavení pravidla“.

3. Kliknutím na „Další“ přejdete do dialogového okna, ve kterém můžete vybrat akce.

4. Zde aktivujete možnost „Zobrazit oznámení na ploše“ (a také „Neaplikujte žádná další pravidla“, pokud tato možnost již není aktivována).

5. Poté klikněte na „Dokončit“.

Pravidla jsou přizpůsobena tak, že jsou prováděna pouze na základě vašich pokynů namísto automatizované aplikace. Chcete -li pravidla spustit ručně, zrušte zaškrtnutí před názvem pravidla v části „Pravidla zpráv“.

Pomocí pravidel můžete také automaticky třídit doručenou poštu. V tomto případě jsou e-maily, které splňují určitá kritéria, přiřazeny k předem definovaným kategoriím. Automatické archivování je jednou z nejdůležitějších funkcí založených na pravidlech v aplikaci Outlook. V zásadě může být specificky přizpůsoben. Názvy archivů lze v případě potřeby změnit, aby se zabránilo nadbytečnosti a zachoval se přehled. Lze také spouštět makra a automaticky přesouvat e-maily, které obsahují předdefinované klíčové slovo.

Udržujte v Outlooku přehlednost - jak snadné to je

Kromě toho můžete vybrat nastavení pro jednotlivé moduly aplikace Outlook, například pro e-maily nebo pro jednotlivé složky v doručené poště, která se odchylují od standardního nastavení. Zajímavá je například funkce „Deník“. Pomocí funkce deníku můžete v aplikaci Microsoft Outlook sledovat prvky, jako jsou e-mailové zprávy nebo schůzky. Můžete také sledovat další soubory sady Microsoft Office, například dokumenty aplikace Word. Navzdory své přidané hodnotě je funkce deníku náročná na paměť. Pokud funkci deníku používat nechcete nebo ji již používat nechcete, je vhodné ji vypnout. Výsledkem je, že soubor PST zůstává spravovatelný, pokud jde o jeho velikost.

Stručně řečeno, jasnost je pro úspěch v aplikaci Outlook zásadní. Doručená pošta, kalendář, adresář a další funkce podporují každodenní práci, pouze pokud jsou prezentovány efektivně a srozumitelně. Abyste toho dosáhli, můžete pomocí myši ručně upravit šířku sloupců v tabulkových zobrazeních, například v kalendáři schůzek.

Přizpůsobte si schránku a příchozí i odchozí poštu - což nastavení dává smysl

Kromě přizpůsobení zobrazení je jedním z nejdůležitějších kroků přizpůsobení doručené pošty v aplikaci Outlook a přizpůsobení designu. V aplikaci Outlook máte v doručené poště možnost definovat, jak často mají být e-maily načítány. Místo vyvolávání zpráv každých 15 minut má smysl prodloužit časové rozpětí, aby bylo možné nerušeně pracovat déle.

V zásadě lze konstatovat, že je důležité používat aplikaci Outlook jako pracovní nástroj a nenechat aplikaci Outlook přerušit vaši práci. Každý, kdo pracuje soustředěně na úkolu, by měl odstranit všechny druhy poruch nebo je co nejvíce minimalizovat, aby podpořil efektivní práci. Rušivé faktory mohou zahrnovat příchozí e-maily nebo oznámení na ploše při přijímání e-mailů. Přizpůsobení časových období, tónů a oznámení ve složce Doručená pošta je zásadní pro každého uživatele aplikace Outlook.

Uživatelé aplikace Outlook, kteří chtějí změnit časový limit serveru v účtech POP3, musí provést tento typ přizpůsobení v registru, protože systém poskytuje časový limit serveru až 10 minut.

Přizpůsobte a zautomatizujte potvrzení o přečtení - ušetří vám to čas

Pokud příchozí zprávy obsahují potvrzení o přečtení, zvyšuje se informovanost. Pokud přijímáte potvrzení o přečtení příliš často současně, například v případě sériové pošty, můžete v Outlooku vypnout zobrazení nebo alternativně odesílat potvrzení o přečtení automaticky. Obě možnosti mohou být užitečné, aby vás během pracovního dne nerušily méně často. Ve starších verzích aplikace Outlook 2000, 2003 a 2007 musí být potvrzení o přečtení vypnuto jiným způsobem, v možnostech historie.

Přizpůsobte si vizitky a automaticky ukládejte přílohy - proč je to důležité

Uživatelé aplikace Outlook oceňují možnost připojit k e-mailům vizitky s konkrétními informacemi o jejich odesílateli. Individuálně přizpůsobené vizitky se správnými kontaktními informacemi jsou důležité, aby s vámi příjemci mohli komunikovat profesionálně a bez rušení. Je také zajímavé použít možnost „Následná“ k přizpůsobení předmětu zprávy červeně. Důležité zprávy jsou příjemcem přečteny rychleji, protože jsou zobrazeny v určité barvě.

Pokud denně nebo týdně dostáváte velké množství zpráv s přílohami, například fakturačními dokumenty nebo výkresy, můžete až do aplikace Outlook 2007 používat bezplatný nástroj Automatické ukládání. Pro aktuální verzi aplikace Outlook 365 je Outlook Attachement Extractor alternativním externím nástrojem, pomocí kterého se přílohy automaticky ukládají do mezipaměti na základě pravidel.

Odeberte nebo minimalizujte oblíbené složky a přizpůsobte panel rychlého přístupu

Microsoft Outlook zobrazí složku s oblíbenými položkami na navigačním panelu nad e-mailovou složkou. Pokud tuto složku nepoužíváte, lze ji z verze aplikace Outlook 2007 odebrat nebo minimalizovat. V aplikaci Outlook 2007 a ve všech následujících verzích existují dva vyzkoušené způsoby, jak minimalizovat složku. Tímto způsobem ušetříte místo a zajistíte přehlednost ve struktuře složek.

Panel rychlého přístupu v aplikaci Outlook a v dalších softwarových aplikacích Microsoft Office si uživatelé cení, protože podporuje efektivní práci. Tento panel rychlého přístupu je možné přizpůsobit několika kliknutími. Chcete -li to provést, klikněte na symbol na liště rychlého přístupu: „Čára / šipka dolů“.

V důsledku toho se otevře okno výběru, ve kterém můžete integrovat další funkce do lišty rychlého přístupu. Zaškrtnutím před jedním z příkazů přidáte na lištu odpovídající tlačítko. Naopak zrušte zaškrtnutí před příkazy, u kterých by lišta neměla obsahovat žádná tlačítka.

QuickSteps - využijte co nejlépe efektivní pomocníky v Outlooku

QuickSteps dodávaný jako Smarttools od verze aplikace Outlook 2010 je nutné před prvním použitím upravit, aby je bylo možné efektivně využívat. QuickSteps najdete na kartě „Start“.

Kromě hotových Rychlých kroků, jako je „Týmový e-mail“ nebo „Hotovo“, lze přidat další jednotlivé Rychlé kroky, které personalizují a zjednodušují práci s aplikací Outlook.

Přizpůsobení tiskových formátů vašim vlastním specifikacím šetří čas i peníze

Aplikace Outlook nabízí širokou škálu možností a funkcí pro přizpůsobení formátu tisku dokumentu. Zejména když s jedním počítačem pracuje několik zaměstnanců, může to vést k problémům a chybným tiskům. Aby se minimalizovaly nesprávné výtisky, je užitečné před dalším tiskem obnovit formát tisku na výchozí hodnoty. To lze provést několika kliknutími v nastavení aplikace Outlook.

Přizpůsobte si panel úkolů a navigační oblast a zaměřte se na to, co je důležité

Panel úkolů v aplikaci Microsoft Outlook obvykle zobrazuje navigátor data a aktuální schůzky a úkoly.

V tomto případě personalizace znamená upřednostnění důležitých věcí, aby se nikdy nezapomnělo na důležité schůzky a úkoly.

Pokud na obrazovce nemáte mnoho místa nebo chcete své e -maily přenést do popředí, můžete v Outlooku minimalizovat navigační panel. V tomto případě jsou tlačítka, která používáte k výběru různých modulů aplikace Outlook, ve formě ikon.To zaručuje větší prostor pro čtení e-mailů. Nastavení lze libovolně změnit.

To platí i pro populární a praktické oznámení na ploše. Ty jsou nastaveny na maximální dobu 30 sekund. Pokud chcete zvětšit zobrazení nad tento maximální rozsah, musíte u tohoto typu personalizace zasáhnout do registru.

Zobrazení tabulek jednotlivě v aplikaci Outlook - zachováte tak přehlednost

Microsoft Outlook je:

• V doručené poště,
• V kalendáři
• V adresáři a
• Pro další funkce

strukturovaný jako stůl. Tabulky zaručují přehlednou prezentaci. Tabulkové pohledy, například v doručené poště, lze upravit ručně pomocí myši s ohledem na šířku sloupců.

Přizpůsobte si integrované navigační programy

Microsoft Outlook vám nabízí možnost otevření mapy ulic v Microsoft Bing Maps kontaktu pomocí tlačítka „Přiřadit“. Zobrazí se adresa kontaktu. Zobrazení mapy ulic lze vybrat, jakmile zadáte poštovní adresu kontaktu v aplikaci Outlook.

Vytvářejte nebo upravujte formuláře - takto se správně přizpůsobíte

Práce s formuláři v nástrojích pro vývojáře aplikace Microsoft Outlook není každodenní záležitostí.

Pokud například chcete vytvořit formulář pro úkol, Outlook vám dává možnost přizpůsobit formulář v nástrojích pro vývojáře. Když do formuláře přidáte pole, Outlook automaticky umístí vstupní pole a štítek dohromady. Jakmile později kliknete na jeden ze dvou prvků, je vybrán pouze tento prvek. Aby bylo možné přesouvat oba prvky současně, má smysl, když oba prvky spojíte navzájem. To se provádí pomocí „skupiny“.

Shrnutí a závěr: Pokud si přizpůsobíte aplikaci Outlook, ušetříte čas a budete pracovat produktivněji

Stejně jako každý má osobní vkus při výběru svého domácího vybavení, Microsoft Outlook by měl být také speciálně navržen a přizpůsoben každým uživatelem. Funkce softwarové aplikace by měly být přizpůsobeny příslušnému uživateli a jeho potřebám. Přizpůsobené lišty nabídek, individuálně přizpůsobená schránka doručené pošty a další nastavení softwaru jsou důležité, aby bylo možné pracovat co nejefektivněji a nejefektivněji.