Výhled: Znalost a používání tipů a triků

Máme pro vás všechny informace!

Microsoft Outlook je jedním z nejznámějších a nejefektivnějších komunikačních programů na trhu softwarových aplikací. Kromě známých funkcí, jako je změna písma nebo barvy, přizpůsobení formátování, spuštění kontroly pravopisu nebo otevření okna kalendáře, existují i další zasvěcené tipy a triky, které by měl každý uživatel znát. Tyto tipy a rady umožňují uživatelům aplikace Outlook naplno využívat aplikaci Outlook, aby mohli aplikaci Outlook používat rychleji a přesněji.

Tipy a triky pro aplikaci Outlook

V podstatě každý uživatel stojí před otázkou, zda by měl používat placený komunikační program, jako je Microsoft Outlook, nebo zda je spokojen s bezplatnými aplikacemi, jako je Microsoft Mail nebo Mozilla Thunderbird. Pokud jste se rozhodli pro Microsoft Outlook, vyvstává také otázka, zda byste si měli koupit Outlook nebo Office ve 32 nebo 64 bitové verzi.

Je to otázka principu a toho, jak silný je použitý počítač. U 32bitové verze lze nainstalovat maximálně 4 GB RAM. Oproti tomu 64bitový operační systém podporuje výrazně vyšší RAM a má tak vyšší úroveň výkonu. Zpravidla lze použít 8 GB, 16 GB nebo více RAM.

Uživatelé mohou najít návody pro všechny programy a funkce aplikace Outlook a kromě všech ostatních softwarových aplikací od společnosti Microsoft na internetu na následujícím odkazu: docs.microsoft.com/de-de/.

Spusťte aplikaci Outlook rychleji a zmenšete velikost datového souboru

Každodenní práce s aplikací Outlook je zábavná, když program funguje rychle a bez funkčních poruch. Pokud se softwarová aplikace spouští pomalu a pomalu, může být na vině příliš mnoho nebo příliš pomalých doplňků. V tomto případě je důležité odstranit zbytečné doplňky, aby se systém znovu zrychlil.

Velké soubory PST nebo OST mohou také zpomalit systém a komunikaci s aplikací Microsoft Outlook. Z tohoto důvodu má smysl pravidelně kontrolovat velikost souboru PST. Všechny informace a nastavení z aplikace Outlook jsou uloženy jako položka v souboru PST nebo OST. Velikost souboru lze zmenšit jiným uložením nebo archivací složek nebo velkoobjemových souborů.

Po hlavní akci, při které jsou soubory kontrolovány a odstraňovány, se datový soubor nemusí ve stejném okamžiku zmenšit. Důvodem je, že aplikace Outlook neprovede okamžité vyčištění datového souboru po odstranění informací. Alternativně lze kompresi datového souboru spustit také ručně. Tento postup umožňuje rychlejší provedení nezbytných záloh. Navíc se Outlook spouští rychleji.

Důležité: Průběžně kontrolujte složku „Odeslané položky“. V mnoha případech obsahuje obrovské množství dat a příloh, které nejsou zcela nezbytné. Pokud chcete ušetřit úložný prostor, může být efektivní částečně vyprázdnit složku „Odstraněná pošta“.

Může být také zajímavé a praktické zaznamenávat a vyhodnocovat časy, kdy pracujete s aplikací Outlook. Vědět, jak dlouho pracovní kroky trvají, může být důležité nejen pro osoby samostatně výdělečně činné, osoby na volné noze nebo zaměstnavatele. Rovněž soukromé osoby mají prospěch z vyhodnocování informací, které lze snadno přenést do aplikace Microsoft Excel.

E-maily a provoz e-mailů: tipy pro lepší přehled a efektivitu

Existuje mnoho tipů a triků týkajících se psaní a odesílání e -mailů a obecného provozu e -mailů. Věděli jste například, že s aplikací Outlook můžete zavřít všechna okna najednou?

• V aplikaci Outlook až do verze 2007 voláte Soubor → Všechny prvky zblízka.
• V aplikaci Outlook 2010 vezměte příkaz Zobrazit → Okno → Zavřít všechny položky.

Tyto příkazy mimochodem nejen zavírají zprávy, ale také všechna ostatní okna Outlooku. Pokud jste ještě neuložili změny v jednom z oken, Outlook vám k tomu dává příležitost.

Dalším důležitým tipem pro aplikaci Outlook je přidat předmět do doručené pošty poté. Přidání předmětu do zprávy později může být užitečné, abyste mohli v budoucnu efektivněji a rychleji vyhledávat obsah e-mailu. V případě e-mailů odesílaných s krátkým předmětem nebo bez něj má smysl předmět později změnit.

Ujasněte si Outlook - takhle to funguje

Jasnost je v zásadě důležitým problémem aplikace Outlook. Mnoho uživatelů se například diví, jak můžete sledovat mnoho zpráv a oddělit důležité od nedůležitých. Jedním ze způsobů je přizpůsobit zobrazení v aplikaci Outlook. Cílem každé změny v nastavení by mělo být, aby doručenou poštu bylo možné spravovat. Efektivita zpracování e-mailů může také zahrnovat automatické třídění doručené pošty v chronologickém pořadí. Tento postup umožňuje například po delší nepřítomnosti na dovolené aplikaci Outlook otevřít další nepřečtený e-mail místo další přečtené zprávy.

Zásadní může být také funkce zobrazování zpráv pro každého příjemce nebo obecně společné zobrazování souvisejících e-mailů. Hlavní možnosti nastavení najdete v nabídce „Zobrazit“.

Zasvěcený tip:

V aplikaci Outlook můžete také použít nastavení zobrazení k zobrazení celkového počtu zpráv ve složce namísto počtu nepřečtených zpráv ve složce Doručená pošta.

Otevřete nový e -mail - kdekoli a kdykoli

Poklepáním na volné místo ve složce nebo v doručené poště otevřete okno, do kterého můžete napsat nový e-mail.

To však funguje pouze na volných místech pod seznamem e-mailů-jinak Outlook otevře e-mail, na který jste klikli. Seznam e-mailů však můžete skrýt kliknutím na ikonu plus vedle sloupce, který je aktuálně seskupen v aplikaci Outlook až do verze 2007. V aplikaci Outlook 2010 minimalizujte seznam kliknutím na černý trojúhelník vedle seskupeného sloupce.

Odešlete obsah schránky jako e-mail

Napsali jste něco v aplikaci Outlook nebo v jiném programu a chcete tento text odeslat jako e-mail (nebo jako součást e-mailu)?

1. Vyberte textovou sekci a zkopírujte ji do schránky pomocí Ctrl + C.
2. Přepněte do aplikace Outlook (bez ohledu na to, který modul je aktuálně otevřený).
3. Stiskněte Shift + Ins - Outlook otevře nové okno e -mailu a zkopíruje do něj obsah schránky.

Pokud se nezobrazí žádné okno e-mailu, klikněte na libovolný prvek v okně aplikace Outlook (může to být také schůzka nebo kontakt) a znovu stiskněte Shift + Ins.

Přijímejte nebo odmítejte pozvánky pomocí klávesové zkratky

Obdrželi jste žádost o schůzku? Pokud ho chcete přijmout, vyberte jej v doručené poště a stiskněte Alt + C („c“ pro „aCcept“, v překladu: „přijmout“). Pokud ji chcete odmítnout, vyberte ji a stiskněte Alt + D („D“ pro „odmítnout“).

Opakujte poslední hledání v aplikaci Outlook

Určitě víte, že jste v dlouhém e -mailu s Upravit ⇒ Najít (až do aplikace Outlook 2003) nebo Zpráva ⇒ Hledat nebo vyhledejte řetězec znaků pomocí klávesové zkratky F4. Dokud jste otevřeli vyhledávací dialog, můžete použít tlačítko Pokračuj v hledání přeskočit na další výskyt.

Když však dialog zavřete, stiskněte kombinaci kláves Shift + F4 - Outlook přeskočí na další výskyt, aniž by nejprve dialog otevřel.

Jakmile dosáhnete posledního umístění, Outlook zobrazí odpovídající zprávu.

Třídit a hledat v aplikaci Outlook ještě rychleji

Chcete zobrazit všechny e-maily z aktuální složky, které pocházejí od konkrétního odesílatele? V Outlooku až do verze 2007 postupujte následovně:

1. Klikněte do vyhledávacího pole nebo stisknutím Ctrl + E umístěte kurzor do vyhledávacího pole.
2. Zadejte několik prvních písmen jména odesílatele. Aplikace Outlook nyní odfiltruje všechny e-maily, které obsahují hledaný text zadaný v textu odesílatele, předmětu nebo zprávy.
3. Klikněte na záhlaví sloupce zaby se e-maily od tohoto odesílatele zobrazovaly společně.

V aplikaci Outlook 2010 existuje rychlejší varianta (ale bohužel pouze z této verze):

1. Klikněte na záhlaví sloupce zseřadit podle tohoto sloupce. Tímto způsobem se všechny e -maily od každého odesílatele zobrazují pod sebou.
2. Zadejte prvních pár písmen začínajících jménem odesílatele. Tím přejdete na první e -mail od tohoto odesílatele.

Automaticky vyplňte pole adresy v aplikaci Outlook

Aplikace Outlook obvykle navrhne e-mailové adresy, které jsou již používány, jakmile do nich zadáte jedno nebo dvě písmena NaPole zadáno. Aplikace Outlook prohledá seznam dříve zadaných e-mailových adres (seznam automatického dokončování). Pokud se tak nestane, můžete pomocí Ctrl + K vyhledat vhodné položky v adresáři.

Zobrazte názvy souborů systémů přímo

Často se setkáváte s tím, že vám přijde e-mailem celá řada příloh souborů, a máte potíže s rozlišováním souborů, protože názvy se liší pouze na konci, ale aplikace Outlook nezobrazuje názvy souborů v plném rozsahu? Poté musíte nejprve otevřít e -mail, abyste viděli úplná jména.

V aplikaci Outlook to můžete také provést bez otevření e-mailu. V kontextové nabídce (v doručené poště) najdete svůj vlastní příkaz, pomocí kterého otevřete podnabídku, ve které jsou vidět názvy všech systémů. Z podnabídky můžete okamžitě otevřít jednotlivé systémy s přidruženým programem. Volá se příkaz v kontextové nabídce Zobrazit přílohy.

Přesouvejte e -maily bez přetahování

E-maily lze obvykle velmi snadno přesouvat do složky pomocí přetažení. Někdy však přetahování není praktické, například při „výměně myši“ u některých notebooků. Pomůže příkaz z kontextové nabídky:

• V aplikaci Outlook až do verze 2007 klikněte na e-maily pravým tlačítkem myši a zavolejte příkaz Přesunout do složky na. V dialogu, který se nyní otevře, vyberte požadovanou cílovou složku a klikněte na OK.
• V aplikaci Outlook 2010 klikněte na e-maily pravým tlačítkem myši a vyvolejte příkaz Přestěhovat se a v podnabídce, která se nyní otevře, vyberte požadovanou složku. V podnabídce se však zobrazí pouze složky nejvyšší úrovně; Hlouběji vnořené složky lze nalézt v položce nabídky V jiné složce.

Spravujte úložiště e -mailů a připojení k internetu

Pokud chcete odeslat e-mail s velkou přílohou více než 20 MB prostřednictvím aplikace Outlook, s největší pravděpodobností se zobrazí chybová zpráva se standardním nastavením aplikace Outlook. Microsoft Outlook omezuje velikost souborů, které můžete odeslat, na 20 MB nebo 10 MB pro účty Exchange. Toto omezení brání vašemu počítači v nepřetržitém nahrávání nadměrných příloh, které překračují limity pro většinu poskytovatelů internetových služeb. Přílohy nad průměr můžete odesílat prostřednictvím OneDrive nebo jiného cloudového poskytovatele. Obzvláště obrázky a grafika mohou zabírat spoustu místa. Z tohoto důvodu máte od aplikace Outlook 2010 alternativu komprimace obrázků před jejich odesláním e-mailem.

Pokud nemáte dostatečně rychlé nebo jen drahé připojení k internetu na dovolené nebo na služební cestě, má smysl jako první krok stáhnout pouze záhlaví e -mailů v aplikaci Outlook. V takovém případě uvidíte v každém e -mailu následující informace:

• Odkaz,
• Odesílatel,
• Příjemce,
• Odeslat datum.

Pouze když otevřete e -mail, bude zcela stažen. Nastavení provedete v možnostech aplikace Outlook.

Softwarový tip:

Pokud chcete automaticky odstraňovat duplicitní e-maily, může být softwarový program MoDupRemover zajímavý a účinný. Od počátků aplikace Outlook systematicky mazá duplicitní zprávy a je kompatibilní s aktuální verzí aplikace Outlook a Windows 10.

Videonávod - tip odborníka: Jak uložit osobní poznámku v aplikaci Outlook

Tip odborníka „vlastní poznámka“

V některých případech může být důležité přidat do e -mailu osobní poznámky. Outlook nabízí tuto možnost svým uživatelům s funkcí „Veřejná zpráva“. Pomocí této funkce můžete vytvořit zprávu ve své doručené poště nebo v konkrétní složce, aniž byste ji museli odesílat. I přes zavádějící výraz „veřejná zpráva“ je tato poznámka viditelná pouze pro uživatele. Nelze jej odeslat, protože nemá pole příjemce. V aplikaci Outlook 2010 a novější zavolejte příkaz „Start> Nové položky> Další položky> Odeslat veřejnou zprávu do této složky“. V aktuální verzi aplikace Outlook 365 se tato funkce nazývá „Odeslat do této složky.“ Tuto možnost najdete na pásu karet „Start“.

Rychlými částmi můžete profesionalizovat své vlastní poznámky nebo zprávy obecně. Rychlé moduly v aplikaci Outlook se podobně jako řadové moduly v aplikaci Microsoft Word skládají z hotových textů nebo textových částí, které lze uložit jako rychlé moduly na kartu „Vložit“ v kategorii „Text“. V zásadě z každého e -mailu může vyrůst jedna nebo více rychlých částí.

Tiskněte a ukládejte e -maily

Ne všechny zprávy jsou důležité a je třeba je uchovávat. Některé e-maily jsou také nezbytné z profesionálního nebo soukromého hlediska a měly by být archivovány a také vytištěny. I když má Outlook dobrou funkci integrovaného tisku, ne všechny komplikovaně navržené e-maily se vytisknou správně. Funguje to bez námahy zobrazením e-mailu v prohlížeči. Výtisk funguje také se zprávami formátovanými v html. V prohlížeči najdete také konkrétní nastavení zobrazení, pomocí kterého si můžete prohlédnout a nastavit výtisk.

Vyhledávací složka

V Outlooku najdete obě vyhledávací složky na straně systému a můžete také vytvářet osobní vyhledávací složky. Pomocí vyhledávacích složek můžete své e -maily třídit podle předdefinovaných kritérií. Stávající složky hledání najdete na pásu karet „Složky“. Můžete zde také vytvářet nové složky pro vyhledávání.

Důležité klávesové zkratky a rychlé kroky:

1. Otevřete kontextovou nabídku pomocí klávesnice: Stiskněte klávesu Shift + klávesu F10.
2. Otevřít dialogové okno: Ctrl + Shift + Y.
3. Přesunout zprávy do složky: CTRL + SHIFT + V.
4. Vytvořte poznámku (z každého modulu): CTRL + N nebo CTRL + SHIFT + N.
5. Vytiskněte několik e-mailů najednou: podržte klávesu CTRL a klikněte na e-maily jeden po druhém myší.
6. Smažte nepřečtené, nedůležité e -maily jedním kliknutím: CTRL + A.
7. Spusťte aplikaci Outlook pouze jednou: C: \ Program Files \ Microsoft Office \ OFFICExx \ outlook.exe "/ Recyklovat (Pro xx zadejte číslo verze aplikace Outlook a zkopírujte příkaz do příkazového řádku pravým tlačítkem)

Závěr: Použijte tipy a triky pro Outlook z důvodu efektivity

Uživatelé oceňují především uživatelskou přívětivost aplikace Microsoft Outlook a řadu funkcí, které kromě psaní a odesílání e-mailů zahrnují mnoho dalších nástrojů a funkcí. Znalost obecných funkcí Outlooku je zásadní. Z důvodů efektivity je navíc výhodné vyzkoušet a aplikovat další tipy a triky. S nimi je možné vytěžit maximum z aplikace Microsoft Outlook, profesionálně zpracovat každý úkol a využít všechny možnosti, které softwarová aplikace nabízí soukromým nebo firemním uživatelům.