Skupiny kontaktů aplikace Outlook - efektivní komunikace ve skupině

Jak vytvořit distribuční seznamy

V profesionálním nebo soukromém prostředí je každý den potřeba rozesílat e-maily různým typům lidí nebo skupinám lidí. V mnoha případech musí obsah jedné zprávy dosáhnout různým příjemcům. Nezkušení uživatelé Outlooku mohou pro takový úkol pracovat s „zkopírovat a vložit“ a odeslat tímto způsobem obsah zprávy různým kontaktům.

Odesílání zpráv více příjemcům pomocí „kopírování a vkládání“ je nanejvýš druhé nejlepší řešení. Kromě toho, že kopírování a vkládání textů je náchylné k chybám, je třeba vzít v úvahu také časový faktor. Lepší alternativou je vytvoření skupiny kontaktů nebo distribučních seznamů v aplikaci Outlook. Pojmy distribuční seznam a skupina kontaktů mají ekvivalentní význam. Až do verze aplikace Outlook 2007 byl používán termín „distribuční seznam“. V aplikaci Microsoft Outlook 2010 byl distribuční seznam nahrazen výrazem „skupina kontaktů“, který se také používá v aktuální verzi Office Outlook 365. Pomocí distribučního seznamu v aplikaci Microsoft Outlook můžete jedním kliknutím přidat skupinu příjemců do zprávy. Vytvoření skupiny kontaktů a distribučních seznamů v aplikaci Outlook není obtížné a ušetří spoustu času při profesionální e-mailové komunikaci.

Vytvoření skupiny kontaktů aplikace Outlook - praktické tipy pro přepracování

Chcete -li vytvořit novou skupinu kontaktů v aplikaci Microsoft Outlook, nejprve přepněte na kartu „Start“. Nový distribuční seznam pak lze vytvořit pomocí tlačítka „Nové položky“. V aktuální verzi aplikace Outlook je položka nabídky „Skupina kontaktů“ začleněna hlouběji do panelu nabídek než ve starších verzích aplikace Outlook. Tlačítko najdete pod: „Další prvky> Skupina kontaktů“.

Po kliknutí na tlačítko „Skupina kontaktů“ se otevře okno výběru, ve kterém můžete provést svá individuální nastavení pro nový distribuční seznam. Pomocí klávesnice vyberte klávesovou zkratku Ctrl + Shift + L.

Máte následující možnosti a možnosti:

knoflík

Výraz

Uložit zavřít

Položka nabídky „Uložit a zavřít“ je nezbytná na konci vytváření nové skupiny kontaktů. Pomocí tlačítka můžete uložit všechny informace o nových členech a příjemcích. Díky tomu je vám skupina kontaktů při odesílání běžných e-mailů kdykoli k dispozici. Důležité: Před odesláním zprávy do distribučního seznamu v aplikaci Outlook je nutné uložit skupinu kontaktů. To se provádí přiřazením jedinečného názvu a jeho potvrzením kliknutím na tlačítko „Uložit a zavřít“.

Smazat skupinu	Odstraní distribuční seznam.
Skupina vpřed	Distribuční seznam, který jste vytvořili v aplikaci Microsoft Outlook, lze předat dalším lidem. Distribuční seznam je možné odeslat v internetovém formátu jako vCard v souborech nebo alternativně jako kontakt aplikace Outlook.

Členové a poznámky

Zobrazení okna můžete vybrat na kartě „Zobrazení“. Pomocí tlačítka „Členové“ můžete zobrazit informace o všech členech skupiny. Do distribučního seznamu můžete zadávat komentáře v části Poznámky.

Přidat členy

Tlačítko „Přidat členy“ lze chápat jako srdce skupiny kontaktů v aplikaci Microsoft Outlook. Členy můžete seskupovat z: Outlook kontakty, Adresář integrovaný do softwaru nebo Nový e -mailový kontakt přidat do distribučního seznamu.

Odebrat člena	Chcete -li odebrat člena skupiny z distribučního seznamu, vyberte položku a klikněte na tlačítko „Odebrat člena“. Položka bude odstraněna.
Nyní aktualizovat	Kliknutím na tlačítko „Aktualizovat nyní“ aktualizujete zobrazení v okně. Všechny záznamy jsou aktualizovány.
Tab "Komunikovat"	Na kartě „Komunikovat“ máte možnost vybrat kontakt z distribučního seznamu a napsat tomuto člověku individuální e -mail. Je také možné vytvořit žádost o schůzku pro konkrétní kontakt.
Tab "Kategorie"	Stejně jako u kalendáře aplikace Outlook máte také možnost přiřadit prvek do kategorie pro distribuční seznamy. Kromě toho můžete nastavit sledování tak, aby se skupině kontaktů připomnělo později. Distribuční seznam můžete také označit jako „soukromý“.

Stručně řečeno, máte různé možnosti a možnosti nastavení pro individuální nastavení skupiny kontaktů a její přizpůsobení vašim vlastním potřebám. Pokud byste chtěli vytvořenou skupinu kontaktů později upravit a například přidat nové členy z adresáře, můžete tak učinit kdykoli pomocí tlačítka „Start> Adresář“.

Po výběru správného adresáře poznáte distribuční seznam podle ikony, která zobrazuje dvě stylizované hlavy. Specifikace distribučního seznamu můžete změnit kliknutím na tlačítko „Vlastnosti“. Všechny úpravy musí být potvrzeny „OK“. Případně můžete všechny osobní distribuční seznamy najít na panelu nabídek na kartě „Kontakty“ v aplikaci Microsoft Outlook.

Odeslání e -mailu skupině kontaktů ve čtyřech krocích

Poté, co vytvoříte novou skupinu kontaktů, můžete pomocí vytvořené distribuční skupiny psát několika příjemcům v jednom kroku s aplikací Outlook. Pomocí 4 jednoduchých kroků můžete odeslat novou poštu distribuční skupině:

1. Otevřete nový e -mail kliknutím na „Start> Nový e -mail“.

   

2. Otevře se známé okno pro zadání e-mailu, pomocí kterého můžete navrhnout a odeslat nový e-mail.

   

3. Namísto ručního zadávání e-mailové adresy příjemce klikněte na tlačítko „Komu“ a v adresáři vyhledejte požadovanou skupinu kontaktů. Pokud jste jednou distribuční skupině odeslali novou zprávu, stačí do vstupního pole tlačítka „Komu“ zadat první písmena názvu distribučního seznamu. Po několika úhozech se skupina kontaktů zobrazí jako návrh a lze ji vybrat.

   Stejně jako u běžných e-mailových zpráv můžete při odesílání zprávy skupině kontaktů také rozhodnout, zda:

   • V poli „Komu“ je odeslán jako prostý text všem příjemcům skupiny kontaktů. V tomto případě jsou e -mailové adresy všech členů distribuční skupiny viditelné pro všechny.
   • Kopie by měla být zaslána všem příjemcům ze skupiny kontaktů v poli "Cc".
   • Mělo by být přenášeno neviditelně v poli „Skrytá kopie“. Pokud je zpráva odeslána do distribučního seznamu prostřednictvím „Skrytá kopie“, nebude přeposlána žádná e-mailová adresa.
   

4. Zprávu odešlete kliknutím na tlačítko „OK“. Bude zasláno všem členům skupiny podle vašich specifikací.

Odeslání zprávy prostřednictvím distribučního seznamu v aplikaci Outlook je podobné osvědčenému odesílání e-mailů různým příjemcům. Zkombinováním příjemců v distribuční skupině může zpráva dosáhnout mnoha adresátům v jednom kroku. Tento postup je zvláště účinný, když zprávy musí být zasílány stejné skupině lidí v nepřetržitých intervalech. Například všichni zaměstnanci v oddělení nebo všichni terénní pracovníci v obchodní jednotce by mohli být seskupeni do skupiny kontaktů. Zprávy se stejným obsahem pak lze odeslat do distribučního seznamu.

Shrnutí a závěr: Práce s distribučními seznamy v aplikaci Outlook je efektivní a jednoduchá

Vytváření skupin kontaktů v aplikaci Microsoft Outlook má smysl, pokud pevná skupina lidí nepřetržitě přijímá e-maily se stejným obsahem. V profesionálním prostředí je účelné nastavit distribuční seznam pro každé oddělení nebo distribuční skupinu pro všechny zaměstnance ve společnosti. Totéž platí pro kluby nebo v soukromém sektoru. Distribuční seznam je vytvořen v aplikaci Outlook na kartě „Start“ pomocí tlačítka „Nové položky“.

Ve starších verzích aplikace Outlook se názvy tlačítek a struktura nabídky liší. Do distribuční skupiny lze přidat známé i uložené v adresáři i nové e-mailové adresy.

Stávající skupinu kontaktů lze upravit, odeslat dalším příjemcům nebo odstranit několika kliknutími. Uživatelé aplikace Microsoft Outlook, kteří profesionalizují svou komunikaci se skupinami kontaktů nebo ve starších verzích s distribučními seznamy, šetří drahocenný čas a minimalizují riziko chyb při kopírování a vkládání e -mailů.