Jak vytvořit digitální podpis
Podpisy jsou nezbytné v mnoha různých kontextech. Zatímco se život stále více digitalizuje, soukromě i profesionálně, možnosti podpisu na počítači nebo smartphonu se zdají omezené. Microsoft Word nabízí různé způsoby vkládání podpisů, které šetří čas i papír. Ale: Ne každá alternativa má stejný právní status jako ruční podpis.
Proč vůbec vkládat podpis do Wordu?
Kdo by neznal tento problém? Dokumenty a smlouvy obdržíte k podpisu e-mailem a nyní je musíte pracně vytisknout a podepsat, abyste je mohli odeslat zpět jako sken. Tento proces lze zjednodušit díky Wordu. Pokud nevlastníte tiskárnu nebo chcete šetřit papír kvůli životnímu prostředí, existují alternativy k podepisování.
Co to ale vlastně znamená podepsat - a je digitální podpis ekvivalentem ručního? Svým podpisem děláte prohlášení o záměru v nejširším smyslu. Ať už jde o kupní smlouvu, nájemní nebo pracovní smlouvu nebo záruku. Právně závazným se stane pouze váš podpis.
To však není jediný důvod, proč přidat podpis. Podpisy také dodávají dokumentům větší profesionalitu a jasně identifikují autorství. Podpisy navíc chrání před podvody: Váš ruční podpis je jedinečný, a proto je odolný proti padělání. Slouží také k dlouhodobé spolehlivé identifikaci. Platí to však také pro digitální podpis?
Zabezpečení na prvním místě - co je to digitální podpis?
Nařízení eIDAS (Electronic Identification And Trust Services) definuje požadavky na platnost a důvěryhodnost elektronických podpisů v celé EU. Tato „služba pro elektronickou identifikaci a důvěryhodné služby“ určuje tři úrovně: jednoduchý, pokročilý a kvalifikovaný elektronický podpis. Protože soukromé použití je omezeno hlavně na první dvě úrovně zabezpečení, následující vysvětlení se na to pouze vztahují.
Podpis na tabletu přepravce balíků je stejně jednoduchý elektronický podpis jako vložení skenu s ručním podpisem do dokumentu. Ten funguje ve Wordu bez problémů, ale není akceptován pro každé vydání. Třetí strana může také vložit sken vašeho podpisu.
Pokročilý elektronický podpis nabízí mnohem větší ochranu, protože zde se používá také digitální certifikát. Jasně potvrzuje vaši identitu - na rozdíl od skenování ručního podpisu. Certifikát je vydán důvěryhodnou třetí stranou a skládá se z ID a PIN. Po podepsání je soubor předán v šifrované podobě a od tohoto okamžiku jej již nelze změnit.
Podepisujte ručně: klasicky a bezpečně na papíře nebo tabletu
Pro přidání ručního podpisu do dokumentu aplikace Word máte k dispozici různé možnosti.
Naskenujte podpis a umístěte jej do aplikace Word: Takto to funguje
Podpis vložíte do dokumentu aplikace Word pomocí skeneru nebo skenovací aplikace pro chytrý telefon nebo tablet:
Podepište svůj podpis na kousek papíru.
Naskenujte podpis pomocí aplikace nebo tiskárny.
Vyvolejte skenování v počítači a pomocí funkcí pro úpravu obrázků v aplikaci Word ořízněte požadovanou velikost.
Upravenou grafiku svého podpisu uložte jako soubor obrázku.
Po kliknutí na „Vložit“ vyberte tlačítko „Obrázky“ a poté „Toto zařízení“. Otevře se nové okno, ve kterém vidíte strukturu složek vašeho počítače. Najděte soubor obrázku s podpisem a umístěte jej na požadované místo kliknutím na „Ok“ na konci dialogového okna.
Dobré vědět: Na Macu je možné naskenovat a uložit podpis do PDF, který pak lze také přenést do Wordu.
Vytvořte pro podpis profesionální řádek podpisu
Aby podpis vypadal profesionálněji, můžete také pracovat s řádkem podpisu. Protože to může být označeno jménem, datem a titulem nebo pracovním místem signatáře. Chcete -li to provést, postupujte takto:
-
Na pásu karet aplikace Word přejděte na kartu "Vložit".
-
Klikněte na Podpisový řádek na pravé straně pásu karet a z rozevírací nabídky vyberte „Podpisový řádek Microsoft Office“.
-
Do polí uvedených v dialogovém okně zadejte křestní jméno, příjmení a pozici podepisující osoby, případně e-mailovou adresu a poznámku.
-
Proveďte výběr nastavením nebo odstraněním zatržítka pro automatické přidávání času podpisu a schvalování komentářů.
-
Kliknutím na „Ok“ potvrďte své zadání.
Tento dokument lze nyní vytisknout a podepsat určenou osobou. Existuje však také způsob digitálního podpisu na řádku podpisu.
Podepisujte digitálně - inteligentní a bezpečné řešení
Chcete -li do dokumentu aplikace Word přidat digitální podpis, použijte standardní funkce aplikace Word nebo možnosti rozšíření.
Podepište podpisový řádek pomocí obrázku nebo funkcí od ruky
Pokud existuje řádek podpisu, lze podpis vložit dvěma různými způsoby. Buď vložíte obrázek nebo sken vašeho podpisu, nebo se podepíšete ručně z mobilního telefonu nebo tabletu. Všimněte si toho, že je to možné pouze z aplikace Word pro Microsoft 365. Chcete -li přidat soubor s podpisem, postupujte následovně:
Pokud vaše jméno ještě není pod podpisovým řádkem, zadejte jej do pole „Jméno, příjmení“.
Klikněte na Vybrat obrázek a vyberte možnost Vybrat podpisový obrázek.
Vyhledejte požadovaný soubor v daném umístění.
Svou volbu potvrďte kliknutím na „Vybrat“ levým tlačítkem myši.
Ruční podpis přes touchpad
Na druhou stranu lze do podpisového řádku přidat také ruční podpis z touchpadu:
Klikněte na možnosti inkoustu na tabletu nebo smartphonu.
Vložte svůj ruční podpis na určené místo na řádku podpisu.
Protože obvykle nechcete podepsaný dokument měnit, je vhodné celý dokument po jeho podpisu uložit jako soubor PDF. To také chrání před nezákonnými změnami.
Spropitné: Pokud naopak dáváte přednost digitálnímu podpisu s časovým razítkem, a tedy ještě většímu zabezpečení, stačí dvakrát kliknout na řádek podpisu a předat jej různým certifikačním autoritám, jako je GlobalSign. Ty fungují jako druh autority, která vám vystaví dočasný certifikát pro digitální podpisy. Certifikát je srovnatelný s digitálním identifikačním dokumentem a v některých případech je zpoplatněn. Umožňuje však také vložení pokročilého elektronického podpisu v souladu s nařízením eIDAS.
Pro elektronické podpisy používejte doplňky Wordu: Takto to funguje
Doplňky aplikace Word také usnadňují digitální podpis dokumentu. Doplňky jsou obvykle bezplatné možnosti rozšíření pro Microsoft Word. Výhodou oproti aplikaci - tj. Mobilní aplikaci pro vaše mobilní zařízení - je jednoduchá implementace do stávajícího programu Word. Doplněk je jednoduše nástroj, který je vám k dispozici pro všechny budoucí úkoly v oblasti návrhu textu s aplikací Word.
Dva doplňky „DocuSign“ a „AdobeSign“ jsou ideální pro podepisování důležitých dokumentů. Společnost Adobe můžete použít k odesílání elektronických podpisů na všech třech úrovních zabezpečení. Toto rozšíření pro Word navíc umožňuje přidávání komentářů a přiřazování určitých pasáží konkrétně pro adresáta.
To pak ví, kde je vyžadován jeho podpis a kde má nechat podpisový řádek prázdný. Tvůrce dokumentu současně sleduje, kdo ze signatářů již podepsal a jehož podpis stále čeká. Oba doplňky jsou bezpečné a také šetří čas a papír.
Přihlášení ve Wordu: Office dělá z pera a papíru soutěž
S aplikací Word máte mnoho možností, jak učinit texty přitažlivějšími a profesionálnějšími. V obsahu můžete formátovat text nebo zobrazit šablony nadpisů. Soudržný vzhled můžete zajistit také přidáním referencí. Lze vložit i seznamy a speciální znaky pro ilustraci, ale také vědecky správné zastoupení - například z oblastí matematiky nebo cizích jazyků. V neposlední řadě vám Word pomůže zkontrolovat dělení slov, písma a písma.
Další způsob, jak navrhovat dokumenty profesionálně, je přidat podpisy do Wordu. Podpis dává vašemu dokumentu větší vážnost, ale také právně závazný charakter. Bez ohledu na to, zda se jedná o kupní smlouvu, nájemní nebo pracovní smlouvu, podpis vyjadřuje, že s obsahem dokumentu souhlasíte. Digitální podpis ve Wordu tak představuje zásadní krok k modernějšímu, efektivnějšímu a ekologičtějšímu návrhu různých koordinačních procesů v soukromém i profesním životě.
FAQ
Jak mohu vložit podpis do Wordu?
Podpis vložíte do Wordu tak, že ho umístíte na list papíru, naskenujete a vložíte jako grafiku na požadované místo v dokumentu Word. Pokud máte touchpad, můžete se přihlásit pomocí možnosti inkoustu aplikace Word. To však funguje pouze s aplikací Microsoft Word 365. Dalším způsobem je v případě potřeby podepsat podpisový řádek certifikovaným digitálním podpisem. Word lze také upgradovat pomocí užitečných rozšíření - takzvaných doplňků - například „AdobeSign“ od společnosti Adobe.
Co je to podpisový řádek?
Podpisový řádek je speciální podpisový řádek, který si můžete přizpůsobit pomocí křestního jména, příjmení, profesního postavení a dalších podrobností signatáře. Grafiku podpisu lze vložit na řádek, podepsat ručně pomocí touchpadu nebo pomocí certifikátu.
Jsou podpisy v počítači bezpečné?
Elektronické podpisy, které děláte na PC, tabletu nebo smartphonu, jsou právně závazné v různé míře v závislosti na požadavcích, které splňují. Nařízení EU o eIDAS definuje tři úrovně zabezpečení. Zatímco pro přijetí zásilky pošťákem je vyžadován pouze jednoduchý elektronický podpis, pro důležité záležitosti, jako je uzavírání smluv, je vyžadován alespoň pokročilý, pokud ne kvalifikovaný elektronický podpis. Ve Wordu můžete pokročilý podpis vložit pouze po zakoupení odpovídajícího certifikátu.
