Tabulky Excelu: struktura na první pohled

Řádky, sloupce, buňky, nadpisy

Microsoft Excel se používá v soukromých a obchodních oblastech. Díky programu je možné provádět matematické výpočty a nastavovat různé parametry v různých vztazích. V zásadě to zpočátku zní abstraktně. Excel je však v zásadě inteligentní program, který vám pomáhá sbírat data, vyhodnocovat je a prezentovat podle libosti. Aby bylo možné tyto funkce Excelu využívat pro profesionální nebo soukromé účely, je vhodné vytvořit tabulku aplikace Excel, kterou mohou uživatelé libovolně formátovat. Jaká je ale struktura excelových tabulek a co je možné?

Takto vypadá struktura excelových tabulek

Program nabízí různé oblasti použití, a proto je velmi univerzální. Je však důležité pochopit, jak je tabulka aplikace Excel strukturována a jak je krmena relevantními daty. Jakmile uživatelé program otevřou, mají před sebou sešit, který se skládá z prázdného listu. Záhlaví řádků a sloupců ohraničují jednotlivé buňky. Data ve formě čísel a textu, která jsou zadána do prázdného listu, se zpočátku označují jako seznam aplikace Excel. Tento seznam nebo jednotlivé oblasti buněk lze formátovat v tabulce aplikace Excel v jednoduchých krocích. V zásadě vypadá struktura excelových tabulek takto:

• Čáry
• sloupce
• Buňky
• Registrovat

Formátované tabulky jsou reprezentovány řádky a sloupci. Záhlaví řádků jsou vodorovná a číslována postupně. Hlavy sloupců běží svisle a jsou přiřazeny písmenu. Bod, ve kterém se setkají řádek a sloupec, se nazývá buňka. Buňka B3 je například bod, který vyplývá z řádku 3 a sloupce B. K dispozici jsou také záložky registru. Můžete jej vytvořit, až bude váš soubor větší. Na kartě Registrace můžete snadno přepínat mezi různými tabulkami v listu. Vzhledem ke světelné struktuře různých prvků mohou uživatelé zadávat různá data v tabulkové podobě a tím je přehledně zobrazovat.

Použití tabulek aplikace Excel: soukromé a profesionální oblasti použití

Ať už jde o finance nebo statistickou analýzu dat - Excel je nejpoužívanější tabulkový procesor.

U Excelu je například možnost zaznamenávat vstup a výstup (ať už soukromý nebo obchodní). Uživatel si může přizpůsobit, které vzorce se použijí pro zadávané hodnoty. Pomocí struktury tabulky aplikace Excel lze rychle vytvořit přehled dat.

Příklad excelové tabulky ze soukromého sektoru

Rozpočtovou knihu si necháte v tabulce Excelu. Můžete určit, jak vysoké jsou vaše příjmy a výdaje. Výdaje můžete kategorizovat do různých skupin. Například: nájemné, potraviny, pojištění atd. Pomocí různých vzorců a zadáním různých výdajů můžete například sledovat finance po delší časové období. Tímto způsobem můžete analyzovat, jak se vaše výdaje změnily za poslední měsíc nebo dokonce za posledních pět let.

Příklad excelové tabulky z podnikatelského sektoru

Společnosti mohou pomocí tabulek Excelu zaznamenávat a vyhodnocovat data například z různých míst společnosti. To může zahrnovat stanovení zisků v plném rozsahu nebo rozdělené do jednotlivých poboček. Do excelových tabulek lze navíc vkládat například data o personálu.

Kontingenční tabulky jako speciální forma tabulky

Pokud jsou data v tabulkové formě a chcete je vyhodnotit, pak tabulkové programy jako Excel nabízejí možnost vytvoření takzvané kontingenční tabulky. Jedná se o speciální tabulku, pomocí které lze velké množství dat redukovat na srozumitelný rozsah a analyzovat je. Fokus lze například umístit na datový záznam stejného typu a shrnout do kontingenční tabulky. Dílčí výsledky lze vypočítat stejným způsobem. Struktura kontingenční tabulky je podobná struktuře tabulky aplikace Excel; jen plní další funkci.

Příklad kontingenční tabulky

Společnost má data o svých zaměstnancích ve formě seznamu. Může to být například oddělení, pohlaví, rok narození, plat a roky zaměstnání ve společnosti. Tuto tabulku aplikace Excel lze nyní převést na kontingenční tabulku. To má tu výhodu, že různá data lze vyhodnocovat různě. Kontingenční tabulka může například vypočítat průměrný plat, celkovou mzdu nebo spočítat zaměstnance v jednotlivých týmech. Lze také vyhodnotit, kolik žen a mužů je ve společnosti nebo jak vysoký je průměrný věk zaměstnanců.

Struktura excelových tabulek nabízí tyto výhody oproti seznamům

Jakmile jsou data do Excelu zadána, nejprve se vytvoří seznam. Seznam lze převést na tabulku pomocí tlačítek nebo kombinací kláves. Tabulky mají oproti seznamům několik výhod. Obzvláště při práci s velkými datovými sadami se mohou při přesouvání, vyhodnocování nebo řazení vloudit chyby, které zničí celou datovou sadu. V případě tabulek není řazení datových záznamů naopak nesprávné. Tabulky představují velké datové sady zvládnutelným způsobem a nabízejí možnost rozšíření dat podle potřeby.

Jak funguje formátování excelových tabulek?

Tabulky lze snadno formátovat. S několika kliknutími existují různé možnosti formátu, které zajišťují, že informace jsou zobrazeny jasně.

• Záhlaví a zápatí
• Výsledkové řádky
• Propojené řádky a sloupce
• První a poslední řádek
• AutoFilter

Záhlaví a zápatí pro lepší přehled

Excel vám nabízí možnost vkládání záhlaví a zápatí. To vám umožní učinit tabulky v sešitu přehlednějšími a poskytnout potřebné informace. V záhlaví nebo zápatí je místo pro čísla stránek, data nebo jména. Existují také řádky záhlaví, které ukazují typ dat zadaných do příslušných buněk. Může to být například označení, množství nebo časová období. Tyto filtry můžete libovolně filtrovat. Na rozdíl od seznamů lze záhlaví a zápatí tabulek skrývat a zobrazovat.

Výsledkové řádky jako součást tabulky aplikace Excel

Výsledkové řádky ukazují celkový součet různých buněk nebo rozsahů buněk. Kromě vytváření součtů lze k výsledkové řádce přiřadit i další funkce. Ty lze také zobrazit a skrýt v tabulkách.

Sloučené řádky a sloučené sloupce pro shrnutí více rozsahů buněk

Buňky lze spojovat svisle i vodorovně. To je pak nutné k zajištění lepšího přehledu v tabulce. Například jste vytvořili buňku pro každý měsíc. Aby bylo jasnější, co zadaná čísla znamenají, můžete buňky nad daty sloučit a vložit tam nadpis. Může to například znamenat „měsíční tržby“. Ve formátovaných tabulkách můžete také snadno zvýraznit první a poslední sloupec. Je také možné zmrazit první nebo poslední řádek. To poskytuje potřebný přehled, zejména u dlouhých tabulek. Jinak při posouvání snadno ztratíte, o jaký vstup se jedná.

AutoFilter užitečný pro třídění dat

Další pozoruhodnou funkcí v Excelu je takzvaný AutoFilter. Kromě funkcí filtru existují i možnosti řazení. Pokud například chcete seřadit seznam jmen podle abecedy. Poté však musí být provedeno nastavení, aby byl seřazen nejen sloupec, ale také odpovídající řádky. Automatické filtry mají tu výhodu, že například můžete řadit podle abecedy nebo čísel od malých po velká a že se automaticky třídí i související data. Jednotlivé informace lze navíc filtrovat.

Příklad automatického filtru

V tabulce aplikace Excel s údaji o zaměstnancích chcete filtrovat, kolik pochází z umístění xy. K tomu je třeba nastavit příslušný automatický filtr a zobrazí se pouze příslušní zaměstnanci. Kromě toho můžete filtrovat podle několika parametrů. Například místo původu a tým. S odpovídajícími automatickými filtry mohou uživatelé zjistit, kolik zaměstnanců z týmu žije na stejném místě.

Předdefinované a vlastní styly tabulek

Excel vám nabízí velký výběr různých předdefinovaných šablon formátů tabulek. Velkou výhodou je, že užitečné prvky tabulky lze rychle přizpůsobit a změnit. Je také možné vytvářet vlastní styly tabulek. Zejména společnosti mohou vytvářet tabulky ve svém vlastním korporátním designu. Tabulky tak lze zobrazit vlastním písmem nebo vlastními barvami.

Efektivně využívejte strukturu tabulky Excelu pro svou práci

Pokud chcete formátované tabulky Excelu používat v profesionálním nebo soukromém prostředí, měli byste se seznámit se základy programu. Pro mnohé je Excel skličující program s nesčetnými matoucími funkcemi.

Obecně je vhodné se nejprve soustředit na základy provozu. Protože jsou zvládnuty základní funkce, jako je formátování, lze již program efektivně využívat.

Užitečné je také vědět, jaké funkce může program vůbec převzít. Není důležité, zda uživatel ví, který vzorec se používá a jak. To lze ještě dále prozkoumat a přisvojit si. Pokud chcete Excel používat pro konkrétní účel, měli byste se při získávání dovedností nejprve omezit na toto a případně se seznámit s dalšími funkcemi později. Tím je zajištěno, že uživatele rozsah programu neodradí hned od začátku a ztratí přehled.

Závěr: Formátovaná struktura tabulky aplikace Excel usnadňuje přehled dat

Program Excel je součástí balíčku Microsoft Office a je k dispozici pro uživatele Apple a Microsoft. S tabulkovým programem mohou uživatelé uvést data v tabulce v sešitu a nechat je vyhodnotit programem. Snadná struktura excelových tabulek nabízí uživatelům strukturované zobrazení dat prostřednictvím záhlaví řádků a sloupců, nadpisů a řádků výsledků. Kromě toho je možné pomocí formátování zvýraznit důležité oblasti buněk a hodnoty, které obsahují, nebo změnit písmo a velikost. Zadaná data lze navíc převést na diagramy v excelových tabulkách, například tak, aby se zobrazila přehledná distribuce informací. Ve srovnání s datovými seznamy má struktura excelových tabulek tu výhodu, že jsou k dispozici rozšířené funkce, které umožňují úsporu času a efektivnější vyhodnocení záznamů. Kromě individuálního návrhu tabulek jsou uživatelům samozřejmě k dispozici také šablony, které mohou využít k vyhodnocení svých dat v listu.