Skenování dokumentů: pokyny a bezplatné programy

Pomocí těchto podrobných pokynů snadno dosáhnete svého cíle

Pokud máte doma papírové dokumenty, které chcete digitálně zabezpečit, můžete je naskenovat. I v mnoha kancelářích stále existují staré soubory a dokumenty, které je třeba přenést do digitálního světa. Pomocí skeneru lze snadno vytvářet digitální obrázky analogových dokumentů. Lze skenovat i fotografie nebo diapozitivy a archivace se neprovádí pouze v krabicích a fotoalbech v suterénu. Skenování vytvoří 2D tisk analogového dokumentu, který pak lze podle potřeby upravit na počítači.

Skenování dokumentů: proto to dává smysl

Při skenování dokumentu vytvoří jeho digitální verzi, kterou můžete uložit do počítače. Díky skenování můžete:

• zálohovat
• seřazeno podle
• upravovat
• duplikát
• poslat

Soubor vytvořený naskenovaným dokumentem zpočátku reprodukuje informace obsažené v původním dokumentu. Poté můžete soubor libovolně upravit pomocí příslušného skenovacího softwaru. Ať už úpravy barev nebo sloučení různých skenů - rozhodnete se, zda a jak chcete skenování změnit.

Skener: Můžete si vybrat mezi těmito 2 variantami

Ke skenování dokumentů potřebujete skener. Můžete si vybrat ze dvou variant:

• S plochým skenerem máte kompaktní zařízení, se kterým můžete skenovat formáty DIN A4 a menší velikosti dokumentů.
• S multifunkčním zařízením můžete nejen skenovat, ale také tisknout a kopírovat. V minulosti měla mnoho multifunkčních zařízení také integrovanou funkci faxu, v dnešní době je to spíše WLAN nebo Bluetooth, který je v zařízeních zabudován.

Multifunkční zařízení jsou výrazně větší než ploché skenery, a proto se používají častěji v kancelářích nebo pracovním prostředí. Pokud máte multifunkční zařízení a často skenujete a tisknete, je nejlepší koupit si ho s podavačem dokumentů, abyste nemuseli vkládat každý list papíru samostatně.

Skenování dokumentů: takto to funguje

Ke skenování dokumentů potřebujete počítač a skener.

Připojte skener k počítači.

Poté položte dokument skenovanou stranou dolů na skleněnou desku zapnutého skeneru.

Poté stiskněte tlačítko „Skenovat“ a jedním kliknutím se vám po několika sekundách na obrazovce počítače zobrazí obrázek dokumentu.

Uložte dokument, když jste s ním spokojeni.

Pokud chcete něco změnit, můžete skenování po úpravě nastavení zopakovat.

Po naskenování upravte dokument, jak chcete, pomocí vybraného softwaru. Pokud jste jej například naskenovali pod úhlem, můžete jej narovnat pomocí programu, jako je Scantailor.

Uložte jej, jakmile dokončíte úpravy.

Se správným softwarem, jako je iCopy, můžete také skenovat přímo, pokud máte k počítači připojenou tiskárnu. S e-mailovými programy, jako je Microsoft Outlook, Thunderbird nebo Windows Mail, je možné odesílat naskenované dokumenty přímo jako e-mail. Papírové dokumenty můžete okamžitě digitalizovat a sdílet. Rozsah dodávky aplikace Microsoft Outlook mimochodem zahrnuje také ScanPST - tento program můžete použít k opravě své osobní složky v aplikaci Outlook.

spropitné

Před skenováním nastavte skener na správné rozlišení. V opačném případě mohou textové prvky vypadat rozmazaně. Pro černobílé textové dokumenty zvolte rozlišení 300 dpi. Pokud pracujete s textem na barevném papíře, můžete také upravit jas skenování směrem nahoru - o 10 procent.

Čím více barev a grafiky naskenujete, tím bude soubor nakonec větší. Pokud chcete ušetřit úložný prostor a zrychlit skenování, můžete nastavit nastavení barev pro skenování na černobíle, pokud barvy nejsou pro váš digitální dokument tak důležité.

Ke skenování nemusíte stahovat žádný další software z internetu. Potřebujete to pouze v případě, že chcete digitální dokument upravit později. Většina skenerů je dodávána s přidruženým softwarem, který můžete použít ke skenování a provedení základních nastavení. Ve Windows 10 nepotřebujete ke skenování žádný software.

Skenování ve Windows 10

1. Nainstalujte skener před spuštěním.

2. Otevřete úvodní nabídku vlevo dole a poté do vyhledávací funkce zadejte „Windows Fax a skenování“.

3. Klikněte na program a poté přejděte na „Nové skenování“.

4. V části „Náhled“ můžete libovolně upravit oblast, kterou chcete skenovat.

5. Nyní si můžete vybrat formát, ve kterém chcete sken uložit. Skenování je také možné uložit jako soubor PDF.

6. Po naskenování najdete své naskenované dokumenty ve složce „Dokumenty“ -> „Naskenované dokumenty“

7. Během skenování máte také možnost přeposlat soubor jiným lidem jako poštu nebo fax.

   

Uložte své skeny v tomto formátu

Skeny se zpravidla ukládají ve formátu JPEG.webp nebo JPG.webp (Joint Photographic Experts Group). Formát JPEG.webp je nejoblíbenějším formátem pro ukládání obrazových souborů, protože skenování není nic jiného než obrazový soubor. JPEG.webp funguje na základě pixelů a kompatibilita i použitelnost jsou vysoké. Téměř všechny softwarové programy mohou také otevřít formát JPEG.webp nebo převést jiné formáty souborů na JPEG.webp. Při skenování však může dojít k mírné ztrátě kvality, pokud je dokument uložen jako JPEG.webp. V případě vážných abnormalit to však obvykle lze kompenzovat a přepracovat softwarem.

Dalšími formáty jsou formáty PNG a TIFF. PNG je zvláště vhodné tam, kde mají být komprimovány obrazové soubory. TIFF umožňuje převod souborů bez jakéhokoli zhoršení kvality. Soubory ve formátu Tiff lze také velmi dobře dodatečně zpracovat pomocí grafického softwaru.

Ukládejte naskenované dokumenty ve formátu PDF pomocí aplikace Adobe Acrobat

Aby bylo možné uložit naskenovaný dokument ve formátu PDF, je zapotřebí rozpoznávání textu, také známé jako OCR (Optical Character Recognition). Toto optické rozpoznávání znaků také umožňuje prohledávat obrázky nebo grafiku pro textové prvky, aby byly převedeny a převedeny do upravitelných a prohledávatelných souborů. Obrázkové soubory ve formátu JPEG.webp nejsou, například v systému Windows 10 můžete zvolit uložení skenování jako PDF přímo při vytváření skenování. Pokud používáte program Adobe Acrobat, můžete naskenované soubory uložit přímo jako soubor PDF. Poté můžete buď naskenovat papírový dokument s automatickým rozpoznáváním barev a uložit jej jako PDF, nebo si můžete nastavit své vlastní osobní specifikace v části „Uživatelem definované skenování“.

Můžete si vybrat z těchto výchozích hodnot:

• Automatická detekce barevného režimu
• Barevný dokument
• Černobílý dokument
• Dokument ve stupních šedi
• Barevná fotka

Můžete si také vybrat, zda chcete skenovat více souborů současně jako soubor PDF. Naskenované soubory PDF pak můžete optimalizovat. Adobe Acrobat bohužel není zdarma, pokud ho chcete používat dlouhodobě - zkušební verze je k dispozici zdarma.

Top 5: Tyto bezplatné skenovací a tiskové programy jsou doporučeny

ABBYY Fine Reader

FineReader vám umožňuje skenovat, upravovat naskenované dokumenty a převádět je na dokumenty PDF. Dokumenty můžete opatřit poznámkami a sdílet je s ostatními a přitom sledovat změny, které byly ve vašem souboru provedeny. Vaše naskenované dokumenty lze také převést do souborů aplikace Excel nebo Word.

Readiris Pro

Software Readiris Pro je kompatibilní s Windows 7,8 a 10. Naskenované dokumenty můžete převést do formátu PDF, eBook ve formátu ePub, RTF, TXT, HTML, JPEG.webp, PNG, TIFF a mnoha dalších. Nemusíte se omezovat pouze na čistě textové dokumenty. Software může také číst textové prvky z obrázků a extrahovat pouze tyto. Pokud uložíte své skeny ve formátu PDF pomocí aplikace Readiris Pro, můžete software také použít k následnému sloučení, komprimaci a uspořádání souborů PDF.

PaperScan

S PaperScan můžete skenovat dokumenty, kresby a fotografie. Skeny můžete libovolně otáčet, přesouvat, zrcadlit nebo odebírat. Opravy souborů lze také provést stisknutím tlačítka, jako je úprava trhlin nebo otvorů, které jsou k dispozici na analogové šabloně. Můžete také libovolně upravovat barvy a dokument lze také převést na stupně šedi nebo černobíle. Můžete si také vybrat z mnoha filtrů. Lze vybrat následující formáty:

• PDF
• JPG.webp
• PNG
• TIF
• WEBP
• JP2
• JB2

NAPS 2

NAPS 2 znamená „Not Another PDF Scanner“ a je nekomplikovaným nástrojem pro skenování dokumentů a obrázků. Skener nemusí být instalován samostatně pomocí ovladače, ale je programem automaticky rozpoznán. Skeny můžete před skenováním upravit, například zadáním části obrázku. Díky automatickému rozpoznávání textu můžete rychle kopírovat text z dokumentů. Skeny můžete ukládat v obvyklých formátech JPG.webp, PNG, TIFF a samozřejmě ve formátu PDF.

Bezplatná edice VueScan

VueScan Free Edition podporuje více než 1850 skenerů. Pomocí bezplatného softwaru můžete nejen skenovat dokumenty, ale také obrázky a filmy. Můžete si vybrat mezi různými úrovněmi kvality, abyste své šablony digitalizovali co nejlépe. Skeny můžete také předem oříznout, upravit barvy a vybrat různé možnosti filtrování.

Spropitné:

Dokumenty lze skenovat také pomocí smartphonu. S aplikacemi, jako je Adobe Scan nebo CamScanner, můžete snadno pořizovat snímky dokumentů pomocí fotoaparátu ve vašem smartphonu. Adobe Scan dokonce umožňuje rozpoznávání textu pomocí OCR. Po procesu skenování můžete obrázek uložit na svůj smartphone, odeslat jej nebo načíst do cloudu.

Závěr: naskenujte dokumenty a podle potřeby je upravte

Pokud chcete digitalizovat papírové dokumenty, nemůžete se vyhnout jejich skenování. To lze provést pomocí smartphonu, ale skener je lepší a má více možností. Podle toho, kolik skenujete, tisknete a kopírujete, si koupíte buď plochý skener, nebo multifunkční zařízení. V systému Windows 10 již ke skenování dokumentů nepotřebujete žádný další software. Pokud chcete skenovat upravovat, převádět, vyjímat nebo sloučit, potřebujete další program, jako je VueScan nebo Readiris Pro. V závislosti na operačním systému můžete také potřebovat další software pro převod skenů do souboru PDF. Zajistěte, aby to zahrnovalo také optické rozpoznávání textu (OCR), aby vaše skeny bylo možné upravovat a prohledávat.