Zmenšete velikost sešitů aplikace Excel

Jak zmenšit velikost souboru aplikace Excel a odstranit nepotřebný obsah

V dobách stále větších úložných médií a rychlejších připojení již velikosti souborů nehrají takovou roli jako před několika lety. Přesto byste měli ponechat soubory aplikace Excel co nejmenší. Pak se nejen rychleji ukládají a odesílají, ale také rychleji pracují.

Pokud upravujete tabulky aplikace Excel po dlouhou dobu a přidáváte je znovu a znovu, rychle narostou do velikosti, která může práci s nimi enormně omezit.

Existuje několik způsobů, jak zmenšit velikost souboru výpočtu. Zde uvádíme ty nejdůležitější. Než něco uděláte, vytvořte si zálohu sešitu, abyste v případě, že se něco pokazí, nepřišli o žádná data.

Tip 1: Odstraňte přebytečné buňky

V zásadě jsou do velikosti souboru zahrnuty pouze skutečně použité buňky. Pokud jste například pro dočasné výpočty použili rozsahy buněk, jsou stále považovány za použité. To platí také v případě, že jste obsah odstranili.

Chcete -li zkontrolovat, kterou oblast Excel považuje za použitou, použijte kombinaci kláves CTRL END. Excel poté skočí do pravého dolního rohu použité oblasti.

Pokud je pravý dolní roh hluboko pod a / nebo vpravo od skutečně použitých buněk, musíte odstranit nadbytečné řádky nebo sloupce. Chcete -li to provést, označte řádky a odstraňte je kombinací kláves CTRL MINUS. Potom to opakujte pro sloupce.

Opakujte kroky popsané pro všechny listy v příslušném sešitu. Po odstranění zavřete složku, uložte změny a znovu je otevřete. Pomocí klávesy CTRL END zkontrolujte, zda bylo odstranění úspěšné.

Tip 2: Odstraňte nepotřebné formátování

Některé seznamy obsahují velké množství prázdných řádků - další důvod extrémních velikostí souborů. K tomu může dojít zejména po importu seznamů z jiných programů. To je nejen nepříjemné, ale může to také vést k nesprávným výsledkům v určitých hodnoceních. Existuje několik způsobů, jak odstranit takové prázdné řádky ze seznamů.

Možnost 1: Odstranit prázdné řádky pomocí dialogového okna „Obsah“

Ve všech verzích aplikace Excel otevřete pomocí CTRL G dialogové okno PŘEJÍT.

Klikněte na OBSAH.

Poté se zobrazí další dialogové okno. Zvýrazněte možnost BLANK.

Potvrďte svou definici pomocí OK.

Prázdné buňky zcela vymažte

Všechny prázdné buňky jsou nyní označeny. Nyní můžete tyto buňky bez problémů zcela odstranit, abyste odstranili zbytečné formátování nebo jiné věci. Následuj tyto kroky:

V Excelu 2007 nebo novějším aktivujte záložku START a klikněte ve skupině UPRAVIT na ODSTRANIT a poté na ODSTRANIT VŠE.

Pokud používáte verze až do verze Excel 2003 včetně, vyvolejte příkaz ODSTRANIT v nabídce ÚPRAVA a příkaz VŠE v nabídce větvení.

Po odstranění zavřete složku, uložte změny a znovu je otevřete.

Instruktážní video: Odstraňte nepotřebné formátování v Excelu

Možnost 2: Odstranit prázdné buňky pomocí filtru aplikace Excel

1. Nejprve vyberte celou datovou oblast seznamu včetně nadpisů sloupců.

2. Zavolejte příkaz DATA - FILTR - AUTOFILTER (Excel do verze 2003) nebo DATA - FILTER (Excel od verze 2007).

3. První řádek vašeho seznamu pak bude opatřen malými šipkami seznamu pro možnosti filtrování.

   

4. Excel tedy filtruje seznam. Klikněte myší na šipku seznamu ve sloupci, ve kterém chcete vyhledat prázdné buňky.

5. Nyní můžete vybrat položku (PRÁZDNÝ) pomocí kritérií filtru. V aplikaci Excel 2003 to najdete jako samostatný filtrační bod. Pro Excel 2007 a 2010 najdete položku (PRÁZDNÝ) pod VYBRAT VŠE.

6. Klikněte na OK.

V případě potřeby to opakujte v dalších sloupcích, dokud nebudou vidět pouze prázdné záznamy dat (a odpovídající čísla v pomocném sloupci).

Nyní tyto záznamy zvýrazněte a stisknutím klávesy DELETE je odstraňte. Značení v buňkách proveďte sami a neoznačujte pomocí čísel řádků ve sloupci souřadnic.

Poté můžete pomocí volby (VŠE) v seznamu AutoFilter zobrazit kompletní seznam s odstraněnými prázdnými řádky. Po odstranění obnovte původní pořadí záznamů opětovným seřazením seznamu podle čísel v pomocném sloupci.

Pokud zasahujete do zapnutých filtrů, můžete je potom znovu vypnout pomocí DATA - FILTR - AUTOMATICKÝ FILTR.

Tip 3: Import a export maker

Třetím důvodem velkých tabulek mohou být makra, která obsahují. Měli byste odstranit ty, které nejsou povinné, exportovat všechny ostatní a poté je znovu importovat. Chcete -li to provést, postupujte takto:

Zavolejte editor jazyka pomocí kombinace kláves ALT F11. Tam najdete Project Explorer, který můžete vidět na obrázku.

Klikněte na moduly makra jeden po druhém pravým tlačítkem myši a vyberte příkaz ODEBRAT. Potvrďte exportní dotaz pomocí OK.

Až budou všechna makra odstraněna a exportována, vraťte se do Excelu, zavřete soubor, uložte změny a znovu jej otevřete.

Potom znovu zavolejte editor jazyka Visual Basic přes ALT F11. Vyberte projekt aktuální složky v Průzkumníku projektů. V nabídce SOUBOR vyvolejte příkaz IMPORTOVAT SOUBOR a importujte postupně všechna požadovaná makra.

Tip 4: zmenšete velikost souboru kontingenčních tabulek

Kontingenční tabulka může výrazně zvětšit velikost souboru. Důvodem je, že zdrojová data, na nichž je kontingenční tabulka založena, jsou také zkopírována do samostatné skryté paměti, takzvané „kontingenční mezipaměti“. Nakonec kontingenční tabulka přistupuje k této kontingenční mezipaměti, a nikoli ke skutečným zdrojovým datům.

Pokud se tedy ve zdrojových datech něco změnilo, musíte vždy kliknout na tlačítko „Obnovit“, aby se kontingenční tabulka aktualizovala. Protože toto je jediný způsob, jak aktualizovat kontingenční mezipaměť. V praxi to můžete použít ke zmenšení velikosti souboru kontingenčních tabulek.

Zmenšete velikost souboru kontingenčních tabulek

V kontingenčních tabulkách je nastavení, které při uložení souboru vymaže kontingenční mezipaměť. Samotná kontingenční tabulka zůstane zachována.

Klikněte pravým tlačítkem na kontingenční tabulku a z místní nabídky vyberte položku „Možnosti kontingenční tabulky“.

Otevřete kartu „Data“ a zrušte zaškrtnutí políčka „Uložit zdrojová data do souboru“. Chcete -li to provést, zaškrtněte políčko „Aktualizovat při otevírání souboru.

Nyní je pivot cache odstraněna při uložení souboru - aktuální datová tabulka je samozřejmě zachována.

Velikost souboru se výrazně zmenší a téměř dosáhne velikosti souboru bez kontingenční tabulky.

Tip 5: Zmenšete nebo odstraňte grafiku a obrázky

Obrázky na pozadí, loga nebo vložené obrázky jsou často zbytečné a zabírají spoustu úložného prostoru. Nezahrnujte proto do tabulky obrázky na pozadí. Vložte logo společnosti pouze na jednu stranu. Nevkládejte obrázky v původní velikosti, ale raději je zmenšujte. Excel nabízí takovou funkci: Klikněte na obrázek. V položce nabídky „Formát“ ve skupině „Upravit“ je funkce „Komprimovat obrázky“. V zásadě byste při zmenšování a odstraňování grafiky měli dávat pozor, abyste neodstranili všechny potřebné grafiky.

Tip 6: Odstraňte nepotřebné vzorce

Mnoho komplikovaných vzorců také ovlivňuje velikost souboru aplikace Excel. Zkuste tedy odstranit nežádoucí vzorce ze sešitu aplikace Excel. Jsou chvíle, kdy máte datovou sadu a nepotřebujete vzorce, které obsahuje, je lepší tyto vzorce nahradit hodnotami. Postupujte podle následujících pokynů:

1. Otevřete soubor aplikace Excel a stisknutím Ctrl + A vyberte celý list / datovou sadu. Poté stiskněte klávesu F5.

2. Otevřete možnost Přejít na a klikněte na „Speciální“.

3. Vyberte vzorce a klikněte na OK, nyní jste vybrali všechny buňky, které mají vzorec.

4. Poté převeďte vybrané vzorce na hodnoty: Stisknutím kombinace kláves Ctrl + C zkopírujete vybrané buňky.

5. Poté klikněte na kartu Domů a ve skupině Schránka klikněte na Vložit.

6. Poté klikněte na ikonu Vložit hodnotu. Všechny buňky se vzorci jsou nyní převedeny na hodnoty.

Tip 7: Převést typ souboru na binární formát (XLSB)

Uložení ve formátu .xlsb se doporučuje pro rozsáhlé výpočty. Tím se soubor uloží binárně. Bude masivně menší a přístup bude rychlejší. Obvykle vám to nezpůsobí žádnou nevýhodu. Pro vlastní programování a speciální aplikace se doporučuje podrobný test.

Časté dotazy: Zmenšete velikost souboru sešitů aplikace Excel

1. Proč je můj soubor aplikace Excel tak velký?

V zásadě list s více než 100 000 řádky a mnoha sloupci vyžaduje hodně paměti. Čím více dat a grafiky vložíte do tabulky aplikace Excel, tím bude soubor časem větší a pomalejší. Zkontrolujte proto, zda nemůžete počet pixelů vložených obrázků trochu zmenšit, nebo je skutečně potřebujete. Velikost souboru mohou také zvýšit kontingenční tabulky a nesprávné formátování.

2. Jak mohu zmenšit velikost svých grafů v aplikaci Excel?

Vloženou grafiku označte v tabulce pomocí kliknutí myší, aby se v Excelu 2010 a Excelu 2007 zobrazila v pásmu nabídky záložka „Nástroje obrázku“. V aplikaci Excel 2003 se místo toho zobrazí panel nástrojů „Grafika“. Nyní klikněte na ikonu „Komprimovat obrázky“.

3. Jak mohu komprimovat soubor aplikace Excel?

Soubor aplikace Excel můžete snadno komprimovat pomocí možnosti „Soubor ZIP“. Chcete-li to provést, klepněte pravým tlačítkem na soubor aplikace Excel, který chcete komprimovat. Nyní klikněte na možnost Odeslat do a poté vyberte možnost „Komprimovaná složka“.