Kromě četných funkcí v Excelu, se kterými lze efektivně nastavovat profesionální tabulky, jsou důležité také číselné formáty, aby uživatel tabulky na první pohled pochopil její přidanou hodnotu a základní údaje.
Abyste toho dosáhli, je užitečné pracovat s vlastními formáty čísel v aplikaci Microsoft Excel. Vlastní formáty čísel jsou užitečné, například pokud chcete zobrazit určitý počet desetinných míst nebo formátovat čísla v různých jednotkách. Individuální formáty čísel mohou být také užitečné, pokud mají být zdůrazněna jednotlivá kritéria, např.B. záporná čísla nebo hodnoty, které jsou mimo určitý rozsah.
V tomto článku se na dvou srozumitelných praktických příkladech dozvíte, jak v Microsoft Excelu v oblasti buněk vznikají jednotlivé číselné formáty a kde spočívá přidaná hodnota jednotlivých číselných formátů.
Jak nastavit vlastní formáty čísel v Excelu?
První praktický příklad podrobně ukazuje, proč mohou být jednotlivé formáty čísel v Excelu užitečné a efektivní:
Společnost spravuje rozsáhlý seznam dat položek v excelové tabulce. V prvním sloupci je číslo položky uvedeno jako šestimístné číslo. Kvůli softwarové změně v programu pro správu zboží musí být každé číslo artiklu s okamžitou platností opatřeno předponou shodným písmenným kódem. Nový formát je strukturován tak, že písmena jsou vždy oddělena od číslic tečkou.Kromě toho jsou tři číslice vždy odděleny tečkou.
Po použití individuálního číselného formátu se ze starého čísla položky 730452 stane číslo položky: ABC.730.452.
Chcete-li naformátovat nové číslo položky jednotlivě v Excelu v několika krocích, použijte vlastní formát čísla a postupujte následovně:
V příkladu vyberte buňky B2 až B8. V naší vzorové tabulce obsahují čísla artiklů, které mají být převedeny. V dalším kroku pomocí kombinace kláves CTRL 1 otevřete dialogové okno FORMÁT BUNĚK. Příkaz funguje ve všech verzích Excelu.
Aktivujte kartu ČÍSLA.
V části CATEGORY v dialogovém okně klikněte na VLASTNÍ.
" Do pole TYP zadejte následující pokyny pro formátování: ABC.."
Nakonec potvrďte uživatelem definované formátování tlačítkem OK. Čísla se pak ve vaší tabulce objeví v požadované podobě.
Důležité: Všimněte si, že vlastní formátování ve skutečnosti nepřidává text a tečky k číslům. Můžete to vidět, když kliknete na vstupní řádek.
Číslo článku je tam zobrazeno v původním formátu. Tento přístup, který implementujete pomocí uvozovek ve vlastním formátu čísel, má tu výhodu, že stále máte přístup k číslům pro výpočet v Excelu. Po převedení na text by to již nefungovalo.
Jak můžete převést obsah pomocí tabulkové funkce?
V případě, že se písmena a tečky skutečně objeví v buňce, neexistuje žádná alternativa k převodu číselného formátu na text. Chcete-li formátovat čísla v textu, postupujte takto:
Vložte pomocný sloupec vedle sloupce s číslem artiklu. V tomto jsou čísla položek opatřena textem a tečkami pomocí vzorce.
Pokud je první číslo v buňce A2 a chcete, aby sloupec C fungoval jako pomocný sloupec, zadejte do buňky C2 následující vzorec:
"=ABC.&LEFT(A2;3)&.&RIGHT(A2;3)"
Vzorec zobrazuje čísla artiklů v požadovaném tvaru v tabulce. Zároveň se při použití vzorce ztratí číselné hodnoty, takže nelze provádět žádné další výpočty ve sloupci C resp. čísla lze dále zpracovávat.
Zkopírujte vzorec dostatečně hluboko ve sloupci nápovědy. Poté zkopírujte pomocný sloupec do schránky a znovu jej vložte pomocí příkazu VLOŽIT OBSAH s volbou HODNOTY. Vzorce jsou nahrazeny skutečnými čísly položek.Sloupec se starými čísly článků můžete smazat, pokud je již nepotřebujete.
2. Příklad: Jak můžete uložit uživatelsky definované formáty čísel v Excelu?
V druhém příkladu můžete vidět, jak můžete použít vlastní formát čísel v Excelu k profesionálnímu formátování čísel kreditních karet v Excelu. Kreditní karty jsou stále populárnější a staly se nepostradatelnými při platebních transakcích firem i soukromých osob. Excel neposkytuje integrovaný formát pro správné zobrazení čísel kreditních karet, jejichž šestnáct číslic se obvykle zobrazuje v blocích po čtyřech. Požadovaná reprezentace by měla být snadno implementovatelná za běhu pomocí následujícího vlastního číselného formátu.
Tento formát způsobí, že se bloky zobrazí v oblasti buněk tabulky.Poslední číslice je však vždy nahrazena nulou. Důvodem zobrazení nuly je fakt, že Excel dokáže zpracovat maximálně 15 číslic. Z tohoto důvodu bude každé 16místné číslo kreditní karty vždy zobrazeno s nulou na konci.
Aby se číslo kreditní karty zobrazovalo správně, musí být čísla kreditních karet zadána jako text. Můžete toho dosáhnout tím, že před něj vložíte citát nebo předem přiřadíte formát textu.
Navzdory zobrazení textu není skutečného cíle zobrazení čísel kreditních karet jako bloků po čtyřech dosaženo změnou formátu. Podobně jako v prvním příkladu je řešením vložit další pomocný sloupec, do kterého můžete pomocí vzorce vypsat požadované zobrazení.
Pokud jste zadali číslo kreditní karty například do buňky B1, můžete jej pomocí následujícího vzorce zobrazit v blocích po čtyřech v buňce C1:
"=VLEVO(B1;4)& &ČÁST(B1;5;4)& &ČÁST(B1;9;4)& &VPRAVO(B1;4)"
Pomocí sloupce nápovědy lze správně zobrazit a následně zpracovat číslo kreditní karty.
Bez ohledu na to, zda používáte uživatelsky definovaný číselný formát k zobrazení čísel položek jednotlivě, k sestavování čísel kreditních karet v blocích po čtyřech – je důležité, aby byl číselný formát strukturován tak, aby jej uživatelé mohli rychle absorbovat nejdůležitější informace.
