Používání aplikace Microsoft Outlook: tipy a nastavení

S těmito průvodci se stanete profesionálem aplikace Outlook

Nákup aplikace Outlook jako součásti balíčku Office nebo jako jediné verze je prvním krokem k profesionální komunikaci prostřednictvím e-mailu, vytváření úkolů nebo správě schůzek. Vědět, jak správně a intuitivně používat aplikaci Outlook, je důležitější než počáteční instalace.

Možnosti aplikace Outlook jsou rozmanité a umožňují uživatelům profesionální komunikaci. Integrace aplikací Microsoft PowerPoint, Excel nebo Word přináší uživatelům systému Microsoft Office značnou přidanou hodnotu. Kromě toho existují důležité funkce, které umožňují uživatelům komunikovat rychle, efektivně a s vysokou úrovní kompetencí s aplikací Microsoft Outlook. Abyste mohli Outlook používat profesionálně, má smysl seznámit se s písemnými pokyny a digitalizovanými příručkami, které vysvětlují základy funkcí Outlooku a zasvěcených funkcí.

Videonávod v Outlooku: Jak z Outlooku vytěžit maximum

Hledejte a třídte zprávy, schůzky a položky

Microsoft Outlook uživatelům v zásadě usnadňuje používání softwaru. Kromě samovysvětlující struktury nabídek najdou uživatelé pokyny integrované v programu a jasnou funkci nápovědy, kterou lze vybrat prostřednictvím samostatné položky nabídky. Toto lze kdykoli vyvolat pomocí položky nabídky „Nápověda“ na pásu nabídek.

Navzdory těmto uživatelsky přívětivým strukturám jsou některé funkce skryté, pro nové uživatele neznámé nebo je na první pohled nerozpoznají jako zásadní.

Nezbytnou nápovědou kromě stránky nápovědy, školení a výukových programů je funkce vyhledávání integrovaná v aplikaci Outlook, kterou můžete vždy najít jako pevné pole nad lištou nabídek:

Hledání v aplikaci Outlook je pohodlné a umožňuje uživatelům nastavit jednotlivé parametry vyhledávání. Je možné například vyhledávat konkrétní výrazy, prohledávat několik složek, prohledávat archivní složky nebo současně skenovat podpis e-mailu pro vyhledávací termíny nebo zobrazit pokročilé možnosti vyhledávání.

Zatímco v aktuální verzi Outlooku lze rozšířené vyhledávání prominentně najít v horní části nabídky, v předchozích verzích bylo například skryto. Pokud jste neznali kombinaci kláves CTRL + SHIFT + F, bylo obtížné ovládat pokročilé vyhledávání. Okamžité vyhledávání v aplikaci Outlook 2010 a všech následujících verzích můžete snadno přizpůsobit svým osobním požadavkům.

Důležitý tip pro uživatele aplikace Outlook 2007 a 2010

Navzdory zapnuté funkci vyhledávání nemůžete najít důležité e -maily? V takovém případě je nutné restartovat indexování aplikace Outlook. To platí zejména pro verze aplikace Outlook 2007 a 2010, protože oba programy používají pro vyhledávání index vyhledávání systému Windows. Pokud je tento vyhledávací index poškozen, vyhledávání již nebude fungovat správně. Po opětovném indexování váš systém najde všechny e-mailové zprávy jako obvykle.

Uživatelé by také měli být velmi opatrní při odstraňování položek přímo ze složky vyhledávání v aplikaci Outlook. Vzhledem k tomu, že vyhledávací složky jsou výhradně virtuální složky, které jsou propojeny s fyzickými složkami, každé smazání ve vyhledávací složce spustí „skutečné“ odstranění. Tímto způsobem záměrně odstraňujete prvky z aplikace Outlook.

Použití funkce řazení v Outlooku - tipy a triky

Každý uživatel aplikace Outlook to ví: Pokud zapomenete pokračovat ve čtení a třídění příchozích zpráv v aplikaci Outlook, rychle ztratíte přehled o věcech. Abychom mohli této výzvě čelit, měli bychom především znát a používat možnosti řazení v aplikaci Outlook. Můžete například definovat makra a pravidla v doručené poště, abyste mohli správně třídit a organizovat příchozí zpravodaje.

Funkce ukládání odeslaných zpráv do speciální zákaznické složky namísto obecně do složky „Odeslané položky“ je vzrušující a obzvláště užitečná v profesionálním prostředí. Funkce automatického třídění šetří čas a přehledně zobrazuje všechny zprávy odeslané zákazníkovi ve složce. V adresáři máte také možnost třídění podle příjmení nebo jiných kritérií, která jsou pro vás důležitá.

Každý, kdo spravuje několik e-mailových účtů pomocí aplikace Microsoft Outlook, oceňuje možnost třídit e-maily přijaté v aplikaci Outlook podle účtu, na který byl e-mail odeslán. Tato užitečná funkce byla zavedena v aplikaci Outlook 2003 a pomáhá lépe zobrazovat příchozí zprávy. Je také možné zobrazit všechny zprávy od odesílatele.

Funkce zobrazení souvisejících e-mailů seřazených v diskusním stromu je velmi praktická. Tento typ uspořádání vám poskytuje přehled o všech zprávách a jejich obsahu, zejména u dlouhých projektů s velkým počtem e -mailů.

Stručně řečeno, funkce řazení v aplikaci Outlook dokončuje mnoho výhod softwaru. Tříděním a rozsáhlými a logicky strukturovanými vyhledávacími funkcemi si jako uživatel udržujete přehled. Vaše e -maily, úkoly, položky a schůzky i doručená pošta jsou vždy seřazeny.

Jak používat aplikaci Outlook - odesílejte e -maily profesionálně

Odesílání a přijímání e-mailů je součástí každodenní rutiny většiny uživatelů aplikace Outlook. Zajímavé je také to, že v aplikaci Outlook můžete flexibilně upravovat zobrazení. Například je možné zobrazit pouze nepřečtené zprávy, aby vám v žádném okamžiku neunikly žádné nové e -maily. Funguje to s jedním nebo více e -mailovými účty. Nezáleží na tom, zda v aplikaci Outlook používáte několik různých typů účtů a různých poštovních schránek, například IMAP a Exchange.

Ve stejném kroku máte také možnost označit své zprávy v různých barvách pro pokračování. Značení s různobarevnými vlajkami lze kdykoli zatrhnout zaškrtnutím „hotovo“. Tímto způsobem můžete na první pohled vizuálně vidět, které zprávy je ještě třeba zpracovat pro další zpracování.

Kompetentně spravujte přečtené a nepřečtené e -maily

Praktické je také provádět konkrétní nastavení a například zobrazovat pouze zprávy z posledních 7 dnů nebo primárně emaily s přílohami. Pokud chcete také vědět, kolik zpráv je ve složce, můžete to zobrazit pomocí několika úprav v nastavení aplikace Outlook.

Kopie důležitých odeslaných e-mailových zpráv lze také umístit do libovolné složky. Jakmile si přečtete nové e-maily, můžete označit několik zpráv nebo celé složky a zobrazit je jako přečtené nebo nepřečtené celé. Stejně snadno můžete obnovit jednotlivé přečtené e -maily do původního stavu a nechat je zvýraznit jako nepřečtené. Pokud chcete odstranit nepřečtené zprávy, například ve složce nevyžádané pošty, funguje to pomocí uživatelsky přívětivých kombinací kláves.

Problémy se synchronizací a nedostatečné připojení k internetu

Pokud jsou ve starších verzích aplikace Outlook problémy se synchronizací, mohou být jednotlivé zprávy ukládány do mezipaměti ve složce Konflikty. Dává smysl zobrazovat tuto složku v pravidelných intervalech. Máte nedostatečný příjem WiFi nebo máte problémy s mobilním připojením a můžete nedostatečně načítat e-maily pouze v aplikaci Outlook. V takovém případě můžete alternativně číst a psát zprávy offline. Jakmile zpracujete všechny své e -maily, přejděte online a odešlete své zprávy. Toto nastavení může být zajímavé i pro služební cesty mimo Evropu, pokud je přístup na internet nákladný.

Praktický tip:

Pokud si chcete své e-maily pro čtení přiblížit, můžete to udělat pomocí klávesové zkratky. Alternativně najdete v pravém dolním rohu hlavního okna aplikace Outlook posuvník, pomocí kterého můžete upravit faktor přiblížení pomocí myši.

Obecné funkce aplikace Outlook a základní možnosti optimalizace

Základní funkcí aplikace Outlook pro snadné vyhledávání e-mailů, schůzek nebo úkolů je integrovaná funkce vyhledávání zmíněná ve výše uvedené části. V aktuální verzi Outlooku můžete pro fulltextové vyhledávání snadno použít vyhledávací pole nad lištou nabídek. Klávesové zkratky a limity vyhledávání činí vyhledávání ještě pohodlnějším. Prakticky relevantní a efektivní je také vytváření složek s oblíbenými položkami. Oblíbené složky zaručují, že složky, které jsou pravidelně používány, lze kdykoli najít. Přetáhněte oblíbené složky v jednom kroku myší do oblasti nad obecnou strukturou složek. V důsledku toho obecně uvidíte své oblíbené složky v horní části zobrazení.

Kromě oblíbených složek a profesionálního uspořádání e-mailů má smysl průběžně archivovat přijaté zprávy. Funkce automatické archivace integrovaná v softwaru automaticky zálohuje vaše data v pravidelných intervalech. Přesune zprávy z aplikace Outlook do externího archivního souboru.

Tímto způsobem si vy, uživatel, můžete být jisti, že důležité zprávy nelze kdykoli ztratit kvůli virům nebo chybám uživatelů. Automatické archivování lze u jednotlivých složek nebo modulů bez problémů zastavit a vypnout. Pokud chcete hledat konkrétně v archivních souborech, musíte tyto archivní soubory otevřít v aplikaci Outlook. To lze provést kliknutím na Soubor. Poté vyberte Otevřít a položku Datové soubory aplikace Outlook. V dalším kroku můžete použít rozšířené vyhledávání.

Zavřete všechna okna v jednom kroku

Víš, že? Ve Windows a Outlooku jste otevřeli různá okna a musíte je postupně zavírat. V aplikaci Outlook je to jednodušší pomocí příkazu „Zavřít všechna okna“. V nejnovějším Outlooku 365 najdete zjednodušení v nabídce: „Zobrazit> Okno> Zavřít všechny prvky“.

Přizpůsobte si úkoly, poznámky a kalendář

Zejména v dobách, kdy je třeba splnit mnoho schůzek a úkolů současně, je důležité mít neustále přehled. Outlook to zaručuje prostřednictvím různých nastavení v kalendáři a v seznamech úkolů. Můžete například zobrazit všechny důležité úkoly přehledně seřazené podle data splatnosti.

V profesionálním prostředí je důležité obdržet odpověď na žádost o schůzku v krátkém čase. Outlook jasně předkládá žádosti o schůzku a nabízí uživatelům další přidanou hodnotu: Z aplikace Outlook 2010 můžete jasně vidět, které pozvané osoby přijaly a které schůzku ještě nepotvrdily. Tato funkce usnadňuje sledování výchozích kolegů nebo obchodních partnerů a provádění společných schůzek.

Funkce poznámek v Outlooku je také užitečná a praktická. Místo papírových příspěvků to je:

• Udělejte nepořádek v kanceláři a na stole,
• Ignorujte pravidla ochrany údajů a
• Čí obsah lze přehlížet,

při používání aplikace Outlook máte možnost používat funkci poznámky. Poznámky se na obrazovce zobrazují podobným způsobem jako papírové post-ity a v případě potřeby a pro lepší rozlišení je lze zobrazit v různých barvách.

Funkce poznámky může uživatelům pomoci uložit důležitá klíčová slova nebo úkoly mimo kalendář nebo seznam úkolů v aplikaci Outlook.

Vyprázdněte složku „Odstraněná pošta“

Pokud obdržíte mnoho zpráv a nevyžádaných e-mailů, složka „Odstraněná pošta“ integrovaná v aplikaci Outlook se rychle zaplní. Složku je možné odstranit bez jakéhokoli úsilí. Kliknutí pravým tlačítkem myši stačí k zahájení procesu mazání příkazem „Prázdná složka“. Je důležité, aby složka obsahovala pouze objekty, které mají být odstraněny. Z tohoto důvodu má smysl projít si složku před konečným procesem mazání a zkontrolovat nesprávně smazané e -maily.

Můžete také nastavit, aby aplikace Outlook při ukončení softwaru automaticky odstranila všechny odstraněné e -maily.

Navrhujte makra a zobrazujte je v aplikaci Outlook

V aplikaci Microsoft Outlook a také v jiných softwarových aplikacích existují vždy ekvivalentní pracovní sekvence. V takovém případě Outlook nabízí možnost nastavení maker, aby bylo možné pracovat efektivněji. Makra jsou sada příkazů, které se provádějí automaticky. Kromě maker je můžete do pásu karet vložit také pomocí Outlooku. Tímto způsobem máte svá osobní makra po ruce jediným kliknutím. Makra můžete také digitálně podepsat.

Formátujte zprávy stejným způsobem jako v aplikaci Microsoft Word

Uživatelé aplikace Outlook 365 rádi používají možnosti formátování, které se zobrazí v položce nabídky „Formátovat text“, jakmile je napsána nová e-mailová zpráva. Uživatelé se mohou rozhodnout, zda chtějí odeslat zprávu jako HTML nebo textovou zprávu a ve kterém písmu nebo velikosti písma má být složena pošta.

Ve starších verzích aplikace Outlook, jako je Outlook 2007 a 2010, měl software vlastní editor pošty. Toto bylo strukturováno podobným způsobem jako Microsoft Word. S editorem měli uživatelé přístup k různým funkcím návrhu, aniž by museli používat Word. S následným nastavením lze také přidat funkci komentáře.

Snadno najděte šablony

V průběhu dalšího vývoje aplikace Outlook se změnilo umístění úložiště šablon pro e-maily nebo šablony z aplikací Word a Excel. Ve většině případů můžete najít své osobní šablony pod následující vyhledávací cestou:

C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.

Dalším zdrojem, ve kterém jsou uložena nastavení aplikace Outlook, je registr. Další informace o tom, jak najít registr a jaká data jsou uložena, najdete pod následujícím odkazem.

Zobrazit zdrojový text

Zajímavou funkcí pro zkušené programátory je zobrazení zdrojového textu zpráv. V dřívějších verzích aplikace Outlook stačilo k zobrazení zdrojového textu pravé kliknutí na zprávu. Tato funkce je v aktuální verzi aplikace Outlook 365 skrytá - lze ji však najít pouhými několika kliknutími:

1. Poklepejte na zprávu, jejíž zdroj chcete zobrazit.

2. V horní části vyhledávacího pole zadejte „zdrojový text“.

3. Možnost „Další akce přesunu“.

4. Klikněte na odkaz a v dalším okně vyberte: „Další akce“> „Zdrojový kód“.

5. Můžete zobrazit zdrojový text zprávy a v případě potřeby jej zkopírovat nebo změnit.

Shrnutí a závěr

Používání aplikace Microsoft Outlook není obtížné. Softwarová aplikace byla nastavena a dále vyvíjena takovým způsobem, že ji lze snadno použít pro všechny denní komunikační aplikace. Většinu funkcí lze ovládat intuitivně a jsou uspořádány v uživatelsky přívětivých nabídkách. Outlook také zaujme:

• Propracovaná vyhledávací funkce také
• Možnost sdružování funkcí s jinými programy z rodiny Office, jako je Excel nebo PowerPoint.

Kontakty, poznámky, individuální nastavení, schůzky a mnoho dalších funkcí doplňují funkčnost Outlooku. Uživatelé jednají účelně, když zkouší nové funkce, konzultují návody a manuály a používají tipy, aby mohli nepřetržitě lépe a efektivněji používat Outlook.