LibreOffice Base: snadné vytvoření databáze

Takto přehledně prezentujete data

Bezplatný softwarový balíček LibreOffice obsahuje řadu aplikací, které jsou vhodné pro každodenní kancelářské úkoly. To také zahrnuje databázový systém Base, který je součástí instalace LibreOffice. Vzhledem ke společnému původu je struktura programu podobná základní verzi OpenOffice. Proto je tento software také navržen tak, aby vyhovoval potřebám široké škály uživatelů, kteří pravidelně vytvářejí a spravují datové sady.

Vlastnosti LibreOffice Base

Mezi hlavní úkoly Base patří

• tvorba databází (databázová tabulka)
• vytváření tabulek
• Formuláře a jejich dotaz.

Můžete také dělat další věci, abyste přizpůsobili používání Base a učinili ho pohodlnějším.

Kompatibilita Base

Velkou výhodou LibreOffice je, že aplikace v softwarovém balíčku jsou navzájem sladěny. Toto připojení je užitečné zejména při použití interního tabulkového programu Base a Calc. Tabulky lze libovolně kopírovat z jedné aplikace do druhé.

Další výhodou Base je jeho značná kompatibilita s jinými databázovými systémy. Je možná interakce s následujícími programy:

• MySQL / MariaDB
• Adabas D
• MS Access
• a PostgreSQL

Díky podpoře standardních ovladačů JDBC a ODBC lze také navázat připojení k téměř všem ostatním databázím.

Vytvářejte databáze a tabulky

Chcete-li vytvořit počáteční databázi nebo databázovou tabulku, nejprve otevřete LibreOffice a poklepáním na příslušnou ikonu vyberte Base. Poté určíte cestu, přes kterou chcete uložit dosud prázdný datový záznam.

Nyní budete mít přístup do uživatelského rozhraní Base, kde vlevo najdete záložku „Tabulky“. Kliknutím na toto se otevře další okno, ze kterého lze vložit novou „tabulku“. Prázdný koncept obsahuje sloupce pro název, typ a popis. Název položky odpovídá novějšímu záhlaví tabulky a lze ji libovolně vybrat. Zde můžete například zadat čísla, jména a příjmení, místa atd.

Typ definuje přidružený typ vstupu pro předchozí datové pole. Například pole „Integer“ jsou číslována postupně, zatímco pole „Text“ umožňují jako vstup kombinaci písmen a číslic. Do posledního pole pro popisy lze vložit další informace o jednotlivých operacích tabulky.

Jakmile tabulku dokončíte, pojmenujete a uložíte, zobrazí se na kartě „Tabulky“ a do databázového souboru lze vyplnit informace.

Dotazy v LibreOffice Base

Dotazy slouží k vyhledávání a správě databází a lze je nalézt ve stejném pruhu nabídek jako tabulky. Když tam vytvoříte dotaz, Base se vás nejprve zeptá, ze kterého zdroje chcete začít. Zde si můžete vybrat z dříve vytvořených tabulek, které můžete od nynějška spravovat. Klikněte proto na požadovanou tabulku.

Poté vyberte v tabulce všechny nadpisy, které jsou důležité pro váš vyhledávací proces.

V dalším kroku pak můžete definovat kritéria, na jejichž základě by měl být dotaz proveden. Pokud jste například vybrali záhlaví tabulky pro jména, pak po zadání „John Doe“ jako kritéria uvidíte všechny další relevantní informace, které souvisejí s tímto datovým záznamem. Tímto způsobem můžete pomocí jednotlivých údajů zjistit další informace.

Princip dotazů je založen na příkazech, které jsou prováděny v databázovém jazyce SQL. Funkce skrytá za ním se stane viditelnou, když vypnete „návrhové zobrazení“ v horní liště. Zobrazí se textové pole, ve kterém můžete zobrazit aktuální příkaz SQL a v případě potřeby jej ručně upravit. Funkce je zde stejná jako v uživatelsky přívětivějším designu.

Vytvářejte formuláře

Své informace nemusíte nutně shromažďovat v typických databázích. Místo toho můžete také použít jasnější formuláře, kterým se říká, protože jsou strukturovány jako konvenční formuláře v papírové podobě. Tuto možnost najdete vlevo v poli nabídky „Formuláře“ a najdete ji kliknutím na „Vytvořit formulář pomocí průvodce“. Poté budete mít na výběr z několika typů formulářů, z nichž každá má jiná pole. Například formulář pro „lidi“ bude vyžadovat jiný obsah než „znamení zvěrokruhu“. Nakonec určíte rozložení a určíte, zda má být váš formulář určen pouze pro vstup, nebo místo toho také pro výstup a zpracování dat.

Volitelně můžete svůj formulář dále přizpůsobit tak, že nejprve vyberete pole nabídky pro formuláře a poté kliknete pravým tlačítkem na požadovaný soubor. Dále vyberte možnost „upravit“, po které můžete provádět typické funkce aplikací Office. To zahrnuje změnu písma, vkládání obrázků nebo přesouvání vstupních polí.

Vztahy mezi tabulkami

Tabulky lze nejen upravovat jednotlivě, ale také je lze propojit s jinými tabulkami. To je zvláště užitečné, když informace v jedné tabulce mají interagovat s jinými. To je například případ, kdy tabulky vyžadují zadání rodinného stavu osoby. Často jsou na výběr pouze číslice, jejichž význam je uložen v jiné tabulce (1 = svobodný, 2 = ženatý atd.). Vytvoření dalších tabulek se v takových případech používá ke zpřehlednění již obsáhlých tabulek. To také zjednodušuje zpracování stávajících datových sad.

Vytvořit další tabulku

Tato možnost je skrytá na kartě „Doplňky“, která se zobrazí, jakmile aktivujete položku nabídky „Tabulky“. Poté klikněte na „Vztahy“, čímž se otevře výběr všech vašich stávajících tabulek. Pro vybraný příklad to znamená, že musí být přidány tabulky pro osobní údaje a pro rodinný stav. Obě tabulky se nyní zobrazí vedle sebe v novém okně, ve kterém jsou uvedena jejich pole. Kliknete -li myší na pole z první tabulky, můžete jej přetáhnout do pole ve druhé tabulce a tím ho k němu připojit. Pokud nyní zadáte „1“ jako rodinný stav osoby, informace „svobodná“ se automaticky zaznamená na pozadí.

Jasně zobrazujte důležitá data s LibreOffice Base

Databázový systém Base od LibreOffice je ideální pro každodenní kancelářské činnosti. Pomocí tabulek a formulářů lze důležité informace přehledně shromažďovat, zpracovávat a odesílat. Pokud chcete znovu hledat informace, lze to také provést rychle a snadno díky funkci dotazu.

Pořadí záznamů dat lze také zvýšit uvedením informací do samostatných tabulek. Na funkčnost to nemá vliv, protože všechny tabulky a pole lze vzájemně propojovat. Base lze navíc připojit i k dalším databázovým systémům. Tato kompatibilita umožňuje vysokou míru flexibility, protože lze použít také data od Microsoft Office and Co.

FAQ

Mohu v Base spouštět makra?

Stejně jako všechny aplikace ze softwarového balíku LibreOffice lze v Base používat také makra. Ty však fungují jinak než obvykle, pokud nepředstavují vlastní akce, ale spíše reakce. To znamená, že určitá makra se spustí také poté, co jste zahájili počáteční pracovní krok.

Jak mohu tisknout tabulky v Base?

Záznamy z databází obecně nejsou určeny pro výrazy. Tuto překážku však lze obejít trikem. Chcete -li to provést, zkopírujte obsah tabulky a vložte jej do LibreOffice Calc. Tam pak můžete použít funkci tisku jako obvykle.

Další články o LibreOffice Base najdete zde:

• Jak vytvořit databázi LibreOffice

• Jak převést tabulku do databáze

• Vytvořte formulář pro zadávání dat